LAS PROPIEDADES HORIZONTALES RESIDENCIALES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD, PERO NO ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN
LAS PROPIEDADES HORIZONTALES RESIDENCIALES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD, PERO NO ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN Categoría: Tributaria / Contabilidad / Propieda
LAS PROPIEDADES HORIZONTALES RESIDENCIALES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD, PERO NO ESTÁN OBLIGADAS A REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN
Categoría: Tributaria / Contabilidad / Propiedad horizontal Tipo: DOCTRINA Autoridad: DIAN Concepto: 000189 int. 0024 de 2026 Fecha: 6 de enero de 2026 Publicado: 14 de enero de 2026 Impacto: MEDIO-ALTO para conjuntos residenciales, edificios, administradores, contadores, consejos de administración y revisores fiscales
¿QUÉ OCURRIÓ?
La DIAN aclaró una duda frecuente en edificios y conjuntos residenciales:
¿una propiedad horizontal residencial debe registrar ante la DIAN sus libros oficiales?
La respuesta es:
NO, como obligación general.
Pero esta respuesta debe dividirse en dos clases de libros:
libro de actas
y:
libros de contabilidad.
Además, debe distinguirse cuidadosamente:
LLEVAR LOS LIBROS
de:
REGISTRAR LOS LIBROS.
No son la misma obligación.
PRIMERA REGLA: LA PROPIEDAD HORIZONTAL RESIDENCIAL SÍ DEBE LLEVAR CONTABILIDAD
Que no exista obligación general de registrar los libros no significa que:
el conjunto residencial pueda funcionar sin contabilidad.
Las propiedades horizontales deben llevar una contabilidad que permita representar adecuadamente:
cuotas de administración → cartera → proveedores → bancos → fondos → activos → pasivos → ingresos → gastos → ejecución presupuestal.
Por tanto:
NO REGISTRAR ≠ NO LLEVAR CONTABILIDAD.
La obligación contable permanece.
SEGUNDA REGLA: EL LIBRO DE ACTAS NO TIENE QUE REGISTRARSE ANTE LA DIAN POR UNA PROPIEDAD HORIZONTAL EXCLUSIVAMENTE RESIDENCIAL
El Decreto 1625 de 2016 contiene una disposición según la cual determinados contribuyentes deben registrar el libro de actas para que tenga pleno valor probatorio.
Sin embargo, esa norma no se aplica indiscriminadamente a todas las propiedades horizontales.
El artículo 1.2.1.5.4.5 remite expresamente a determinados sujetos.
Entre ellos aparecen las propiedades horizontales comprendidas por el artículo:
1.2.1.5.3.1 del Decreto 1625 de 2016.
Pero esa misma disposición excluye expresamente de su ámbito a:
las propiedades horizontales de uso residencial.
Por tanto:
PROPIEDAD HORIZONTAL EXCLUSIVAMENTE RESIDENCIAL
→ no queda comprendida por esa obligación reglamentaria
→ no tiene que registrar su libro de actas ante la DIAN por esa norma.
EJEMPLO
Conjunto Residencial Los Pinos:
120 apartamentos → portería → zonas verdes → piscina → salón comunal.
La asamblea de propietarios celebra su reunión ordinaria y aprueba:
presupuesto → cuotas de administración → elección del consejo → estados financieros.
Debe existir el correspondiente:
acta de asamblea.
Pero el hecho de elaborar y conservar esa acta no significa que el conjunto tenga que:
registrar el libro de actas ante la DIAN.
La doctrina de enero de 2026 confirma que, tratándose de una propiedad horizontal de uso exclusivamente residencial, esa obligación no resulta exigible.
¿QUÉ PASA SI EL CONJUNTO EXPLOTA COMERCIALMENTE UN ÁREA COMÚN?
Aquí aparece una precisión especialmente importante.
Supóngase que el conjunto residencial:
arrienda una cubierta para antenas
o:
explota comercialmente una determinada zona común.
Podría pensarse:
“como ahora recibe ingresos comerciales, deja de ser residencial para esta regla y debe registrar el libro ante la DIAN”.
La DIAN recordó que su doctrina ha sostenido que la exclusión tributaria de las propiedades horizontales de uso residencial se mantiene incluso cuando estas destinan:
bienes o áreas comunes a explotación comercial o industrial.
Por tanto, esa explotación no transforma automáticamente una propiedad horizontal residencial en uno de los sujetos comprendidos por la obligación de registro analizada.
Lo determinante es la clasificación jurídica de la propiedad horizontal.
NO DEBE CONFUNDIRSE UNA PROPIEDAD HORIZONTAL RESIDENCIAL CON UNA COMERCIAL O MIXTA
Esta diferencia es fundamental.
La regla del Concepto 000189 se refiere expresamente a:
propiedades horizontales de uso residencial.
No debe trasladarse automáticamente a:
centros comerciales → edificios exclusivamente comerciales → propiedades horizontales industriales → determinadas propiedades horizontales mixtas.
Estas pueden estar sometidas a reglas tributarias diferentes.
Por eso el primer control siempre debe ser:
¿qué clase de propiedad horizontal es?
TERCERA REGLA: LOS LIBROS CONTABLES TAMPOCO TIENEN UNA OBLIGACIÓN GENERAL DE REGISTRO ANTE LA DIAN
La DIAN explicó que históricamente existió una norma que establecía el registro de determinados libros ante la Administración Tributaria:
artículo 2 del Decreto 2500 de 1986.
Sin embargo, esa disposición no fue compilada en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.
Por ello la DIAN considera que:
se encuentra derogada.
Además, el artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012 eliminó el registro de libros de contabilidad ante las cámaras de comercio.
El resultado es:
llevar contabilidad → SÍ.
registrar permanentemente los libros contables ante la DIAN → NO, como obligación general.
ENTONCES, ¿PARA QUÉ SIGUE IMPORTANDO EL REGISTRO?
Aquí aparece la parte más importante de la doctrina.
El artículo 774 del Estatuto Tributario regula las condiciones bajo las cuales:
los libros de contabilidad pueden constituir prueba suficiente para efectos tributarios.
Entre esas condiciones se encuentra el registro correspondiente.
Por eso la DIAN distingue:
OBLIGACIÓN PERMANENTE DE REGISTRO
de:
CONDICIÓN PARA OTORGAR VALOR PROBATORIO A LA CONTABILIDAD.
La primera no existe con carácter general para la propiedad horizontal residencial.
La segunda puede adquirir importancia cuando se pretende utilizar los libros como prueba frente a la Administración Tributaria.
EJEMPLO PRÁCTICO
Un conjunto residencial tiene una discusión con la DIAN relacionada con una obligación tributaria.
El conjunto pretende demostrar determinados movimientos mediante sus libros contables.
Entonces aparece una pregunta diferente:
¿los libros cumplen los requisitos del artículo 774 E.T. para constituir prueba suficiente?
En ese escenario el registro puede adquirir relevancia probatoria.
Por tanto:
NO ESTAR OBLIGADO A REGISTRAR PERMANENTEMENTE
no significa:
QUE EL REGISTRO NUNCA TENGA CONSECUENCIAS JURÍDICAS.
LA DIFERENCIA PUEDE REPRESENTARSE ASÍ
PRIMER NIVEL: EXISTENCIA DE CONTABILIDAD
¿Debe llevarse?
SÍ.
SEGUNDO NIVEL: REGISTRO GENERAL DE LOS LIBROS
¿Debe una propiedad horizontal residencial registrar obligatoriamente sus libros contables ante la DIAN por el solo hecho de llevar contabilidad?
NO.
TERCER NIVEL: VALOR PROBATORIO
¿Puede el registro resultar necesario para que los libros constituyan prueba suficiente bajo el artículo 774 E.T.?
SÍ, cuando se pretenda atribuirles ese efecto probatorio.
Son tres preguntas distintas.
EJEMPLO CONTABLE
El conjunto registra durante el año:
cuotas de administración: $600.000.000
gastos de vigilancia: $180.000.000
aseo: $80.000.000
mantenimiento: $100.000.000
servicios públicos de zonas comunes: $60.000.000.
Todos estos movimientos deben estar:
reconocidos → soportados → clasificados → conservados → reflejados en la información financiera.
La ausencia de una obligación general de registro ante la DIAN no autoriza:
contabilidad incompleta → registros informales → ausencia de soportes → eliminación de comprobantes.
La doctrina únicamente resuelve el problema del:
registro oficial de los libros.
No elimina las demás obligaciones contables.
¿QUÉ PASA CON LAS ACTAS?
También debe diferenciarse:
ELABORAR ACTAS
de:
REGISTRAR EL LIBRO DE ACTAS ANTE LA DIAN.
La Ley 675 de 2001 regula el funcionamiento de la propiedad horizontal y exige documentar las decisiones adoptadas por sus órganos.
Por tanto, las decisiones de:
asamblea general → consejo de administración, cuando corresponda
deben documentarse y conservarse conforme al régimen de propiedad horizontal.
La doctrina DIAN no elimina esa obligación.
Simplemente concluye que una propiedad horizontal exclusivamente residencial:
no está obligada a registrar ante la DIAN su libro de actas bajo la disposición tributaria analizada.
EJEMPLO DEL ERROR
Administrador recibe la noticia:
“los conjuntos residenciales no tienen que registrar libros”.
Y concluye:
“entonces podemos dejar de llevar libro de actas y contabilidad”.
Eso sería incorrecto.
La regla correcta es:
LLEVAR → SÍ.
CONSERVAR → SÍ.
SOPORTAR → SÍ.
REGISTRAR ANTE DIAN COMO OBLIGACIÓN GENERAL → NO.
REGISTRO PARA EFECTOS PROBATORIOS DE LA CONTABILIDAD → analizar artículo 774 E.T.
¿QUÉ PASA CON UNA PROPIEDAD HORIZONTAL COMERCIAL O MIXTA?
No debe aplicarse automáticamente esta noticia.
Las propiedades horizontales:
comerciales → industriales → mixtas
pueden quedar comprendidas por el artículo 19-5 E.T. y por la regulación especial del Decreto 1625 cuando explotan comercial o industrialmente bienes o áreas comunes y generan renta.
Por eso una administración debe identificar primero:
uso autorizado de la propiedad horizontal
antes de aplicar la conclusión del Concepto 000189.
¿QUÉ CAMBIÓ EN ENERO DE 2026?
No se creó una nueva obligación ni una nueva exoneración.
La DIAN aclaró una confusión práctica existente entre:
obligación de llevar libros
y:
obligación de registrarlos.
La regla aclarada es:
PROPIEDAD HORIZONTAL RESIDENCIAL → debe llevar contabilidad y documentar sus decisiones.
Pero:
no está obligada, como regla general, a registrar ante la DIAN el libro de actas ni los libros contables.
Y añadió una precisión decisiva:
si pretende que sus libros contables constituyan prueba suficiente en materia tributaria → debe analizarse el requisito probatorio del artículo 774 E.T.
¿A QUIÉN APLICA?
La conclusión principal aplica a:
propiedades horizontales de uso exclusivamente residencial.
Resulta especialmente útil para:
administradores → contadores → consejos de administración → revisores fiscales → asambleas de copropietarios.
No debe trasladarse automáticamente a:
propiedades horizontales comerciales → industriales → mixtas
sin verificar su régimen particular.
¿QUÉ DEBE HACER UNA PROPIEDAD HORIZONTAL RESIDENCIAL?
La ausencia de obligación general de registro no modifica las buenas prácticas documentales.
Debe mantener:
contabilidad completa → comprobantes → facturas → extractos → conciliaciones → cuentas por cobrar → cuentas por pagar → actas → presupuestos → estados financieros → soportes de las decisiones de la asamblea.
Además, cuando exista:
fiscalización → discusión tributaria → requerimiento → necesidad de probar hechos mediante la contabilidad,
debe verificarse previamente si los libros cumplen las condiciones del artículo 774 E.T.
CONTROL PRÁCTICO
Antes de decidir si un libro debe registrarse debería seguirse esta secuencia:
¿ES PROPIEDAD HORIZONTAL?
→ ¿RESIDENCIAL, COMERCIAL, INDUSTRIAL O MIXTA?
→ ¿QUÉ LIBRO ESTAMOS ANALIZANDO: ACTAS O CONTABILIDAD?
→ ¿EXISTE OBLIGACIÓN LEGAL DE REGISTRO PARA ESE SUJETO?
→ ¿SE PRETENDE UTILIZAR LA CONTABILIDAD COMO PRUEBA TRIBUTARIA?
→ ¿SE CUMPLEN LOS REQUISITOS DEL ARTÍCULO 774 E.T.?
Solo después puede determinarse correctamente si el registro resulta necesario.
ESTADO ACTUAL
El Concepto DIAN 000189 int. 0024 del 6 de enero de 2026, publicado el 14 de enero, establece que las propiedades horizontales de uso exclusivamente residencial:
NO están obligadas a registrar ante la DIAN su libro de actas.
Igualmente:
NO existe una obligación general de registrar ante la DIAN sus libros contables por el solo hecho de estar obligadas a llevar contabilidad.
Sin embargo:
el registro de los libros contables puede resultar necesario como condición probatoria cuando se pretenda que constituyan prueba suficiente en los términos del artículo 774 E.T.
Por tanto, la regla operativa vigente es:
LLEVAR CONTABILIDAD ≠ REGISTRAR CONTABILIDAD.
Y:
NO EXISTENCIA DE OBLIGACIÓN GENERAL DE REGISTRO ≠ AUSENCIA DE REQUISITOS PARA QUE LA CONTABILIDAD TENGA VALOR PROBATORIO TRIBUTARIO.
BASE JURÍDICA Y FUENTES OFICIALES
Ley 675 de 2001: regula la propiedad horizontal y constituye el marco jurídico de funcionamiento, administración y documentación de las decisiones de edificios y conjuntos.
Artículo 19-5 E.T.: regula el tratamiento tributario de determinadas personas jurídicas originadas en la propiedad horizontal y excluye de su régimen a las propiedades horizontales de uso residencial.
Artículo 774 E.T.: establece las condiciones para que los libros de contabilidad constituyan prueba suficiente en materia tributaria.
Artículo 175 del Decreto Ley 019 de 2012: eliminó el registro de libros de contabilidad ante las cámaras de comercio.
Decreto 2500 de 1986: contenía anteriormente una regla de registro ante la Administración Tributaria; la DIAN explica que la disposición correspondiente se entiende derogada al no haber sido compilada en el Decreto 1625 de 2016.
Artículo 1.2.1.5.3.1 del Decreto 1625 de 2016: regula las propiedades horizontales comprendidas dentro del régimen ordinario de renta y excluye expresamente a las de uso residencial.
Artículo 1.2.1.5.4.4 del Decreto 1625 de 2016: regula la obligación de llevar libros de contabilidad de los sujetos comprendidos en las disposiciones a las cuales remite y ordena su registro cuando haya lugar.
Artículo 1.2.1.5.4.5 del Decreto 1625 de 2016: regula el libro de actas y su valor probatorio para los contribuyentes expresamente comprendidos por la norma.
Oficio DIAN 012443 del 19 de mayo de 2017: antecedente utilizado para precisar que la exclusión correspondiente a las propiedades horizontales residenciales se mantiene aun cuando exploten comercial o industrialmente determinados bienes o áreas comunes.
Concepto DIAN 904442 int. 043 del 12 de abril de 2022: antecedente doctrinal sobre registro de libros y valor probatorio de la contabilidad.
Concepto DIAN 000189 int. 0024 del 6 de enero de 2026: fuente principal de la aclaración.
La regla práctica final es:
PROPIEDAD HORIZONTAL RESIDENCIAL → LLEVAR CONTABILIDAD Y ACTAS: SÍ.
REGISTRARLAS ANTE LA DIAN COMO OBLIGACIÓN GENERAL: NO.
Pero:
SI LA CONTABILIDAD VA A UTILIZARSE COMO PRUEBA TRIBUTARIA → REVISAR PREVIAMENTE LOS REQUISITOS DEL ARTÍCULO 774 E.T.
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