FACTURA Y CONTABILIDAD NO BASTAN SI LA DIAN DEMUESTRA QUE LA OPERACIÓN NO FUE REAL

FACTURA Y CONTABILIDAD NO BASTAN SI LA DIAN DEMUESTRA QUE LA OPERACIÓN NO FUE REAL

Categoría: Tributario – Renta – Costos y deducciones – Fiscalización Tipo: Sentencia Sentencia: Consejo de Estado, Sección Cuarta, Exp. 28669 Fecha: 9 de abril de 2026 Entidad: Consejo de Estado – Sección Cuarta Impacto: Empresas y contribuyentes que soportan costos y deducciones con facturas, registros contables y certificaciones de contador o revisor fiscal.

¿QUÉ CAMBIÓ?

El Consejo de Estado resolvió un caso que deja dos advertencias importantes para las empresas:

una declaración tributaria que carezca de la firma obligatoria del revisor fiscal no se tiene automáticamente por no presentada;

y

una factura, el registro contable y una certificación del contador o revisor fiscal pueden resultar insuficientes para acreditar un costo o deducción cuando la DIAN reúne pruebas capaces de desvirtuar la realidad económica de la operación.

El caso involucró una fiscalización de la declaración de renta de una sociedad en la cual la DIAN desconoció aproximadamente $4.297 millones en costos y $394 millones en gastos relacionados con operaciones realizadas con tres proveedores.

PRIMERA REGLA: LA FALTA DE FIRMA NO ELIMINA AUTOMÁTICAMENTE LA DECLARACIÓN

El literal d) del artículo 580 del Estatuto Tributario establece que no se entiende cumplido el deber de declarar cuando falta la firma de quien debe cumplir ese deber formal o cuando se omite la firma del contador público o revisor fiscal existiendo obligación legal.

Pero el Consejo de Estado reiteró una precisión fundamental:

esa consecuencia no opera automáticamente.

Para que la declaración sea tenida por no presentada debe existir un acto administrativo declarativo de la DIAN, expedido y notificado dentro de la oportunidad correspondiente.

Mientras ello no ocurra, la declaración produce efectos jurídicos.

En el caso estudiado, la declaración de renta no tenía la firma del revisor fiscal, pero la DIAN no expidió el auto para tenerla por no presentada y decidió fiscalizarla.

La declaración, por tanto, podía ser objeto del procedimiento de determinación oficial.

¿QUÉ SIGNIFICA PARA LA EMPRESA?

Una empresa no puede asumir:

“Como faltó la firma del revisor fiscal, jurídicamente nunca existió la declaración”.

Tampoco puede la DIAN simplemente tratarla como inexistente sin observar el procedimiento correspondiente.

Son dos cuestiones diferentes:

existencia de la causal del artículo 580

y

declaración administrativa de la consecuencia jurídica.

Esta diferencia puede ser determinante para establecer firmeza, fiscalización, sanciones y validez del procedimiento.

SEGUNDA REGLA: UNA FACTURA NO PRUEBA POR SÍ SOLA QUE LA OPERACIÓN OCURRIÓ

Este es probablemente el punto de mayor importancia empresarial de la sentencia.

La sociedad había aportado para acreditar sus operaciones:

facturas;

registros contables;

comprobantes de pago;

libros auxiliares;

estados financieros;

y

certificaciones del contador y del revisor fiscal.

Sin embargo, la DIAN encontró diferentes elementos que cuestionaban la realidad económica de las operaciones.

Entre ellos:

inconsistencias entre las facturas y los documentos internos de ingreso de mercancías;

problemas de trazabilidad de los pagos;

pagos efectuados en efectivo;

dificultades para comprobar la transferencia efectiva de recursos;

falta de capacidad operativa, económica o locativa de algunos proveedores;

y

dificultades para localizar o verificar a los proveedores.

Además, las operaciones cuestionadas representaban aproximadamente el 80 % de la estructura de costos de la sociedad.

El Consejo de Estado consideró que el conjunto de elementos reunidos por la DIAN era suficientemente sólido para cuestionar la materialidad de las operaciones.

LA CONTABILIDAD TIENE VALOR PROBATORIO, PERO NO ES INTOCABLE

El punto debe interpretarse cuidadosamente.

La sentencia no dice que las facturas o la contabilidad carezcan de valor probatorio.

Por el contrario, son medios idóneos para demostrar costos y deducciones.

Pero su fuerza probatoria puede ser controvertida cuando la Administración obtiene evidencia suficientemente seria de que la operación documentada puede no corresponder con la realidad.

Por eso existe una diferencia fundamental entre:

tener el documento

y

poder demostrar la operación económica que ese documento representa.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa compra mercancías por:

$500 millones.

Tiene:

factura electrónica válida;

registro contable;

comprobante de egreso;

y certificación del contador.

Pero durante una fiscalización la DIAN encuentra que:

el proveedor no tiene instalaciones;

no aparecen trabajadores ni infraestructura compatible con el volumen vendido;

no puede establecerse claramente el ingreso físico de las mercancías;

los pagos aparecen retirados inmediatamente en efectivo;

y existen inconsistencias entre las cantidades facturadas y los registros internos de inventarios.

La empresa no debería defenderse únicamente diciendo:

“Tengo factura y está contabilizada”.

Necesitará demostrar la materialidad económica de la compra.

¿QUÉ DEBERÍA CONSERVAR UNA EMPRESA?

En operaciones relevantes, especialmente con proveedores nuevos o de alto riesgo, conviene conservar evidencia que permita reconstruir toda la operación:

contrato u orden de compra;

cotización y aceptación;

factura;

orden de despacho;

remisión;

documento de transporte;

entrada a almacén;

movimiento de inventario;

comprobante bancario del pago;

correspondencia comercial;

identificación del proveedor;

y

evidencia de recepción efectiva del bien o prestación efectiva del servicio.

Para servicios, la materialidad puede requerir además:

informes; entregables; actas; correos; registros de ejecución; personal involucrado y demás evidencia del servicio efectivamente prestado.

La documentación necesaria dependerá naturalmente de la operación.

LA DIAN TAMPOCO PUEDE RECHAZAR UN COSTO POR SIMPLE SOSPECHA

La sentencia tampoco significa que la Administración pueda desconocer costos porque simplemente desconfíe del proveedor.

El Consejo de Estado se refiere a prueba indiciaria robusta.

La Administración debe construir elementos suficientemente serios que cuestionen la certeza, veracidad o realidad de los hechos económicos.

Una vez existe ese conjunto probatorio, el contribuyente necesita confrontarlo con evidencia capaz de demostrar la realidad de sus operaciones.

Por eso la discusión no debería reducirse a:

factura sí / factura no.

La cuestión verdadera es:

¿ocurrió realmente la operación económica que produjo el costo o la deducción?

UNA DIFERENCIA ENTRE IVA Y RENTA NO SIGNIFICA AUTOMÁTICAMENTE INGRESOS OMITIDOS

La sentencia contiene otra conclusión favorable al contribuyente.

La DIAN había detectado una diferencia de aproximadamente $595,7 millones entre los ingresos informados en renta y los registrados en las declaraciones de IVA.

La sociedad explicó que la diferencia provenía de un registro duplicado en IVA.

El Consejo de Estado revisó la evidencia y determinó que efectivamente existía un registro duplicado.

Por ello no aceptó la adición de esos ingresos realizada por la DIAN.

Esta conclusión es especialmente importante:

una diferencia entre IVA y renta es una señal que debe explicarse, pero no demuestra automáticamente una omisión de ingresos.

Las diferencias pueden provenir de reglas distintas de causación, reconocimiento, errores, duplicidades u otras circunstancias que deben probarse en cada caso.

LA SANCIÓN POR INEXACTITUD SE MANTUVO PARCIALMENTE

Aunque la sociedad consiguió demostrar que la diferencia de ingresos provenía de una duplicidad, no logró acreditar suficientemente la realidad de los costos y gastos cuestionados.

Por ello subsistió la sanción por inexactitud respecto de esas partidas.

El artículo 647 del Estatuto Tributario contempla la inexactitud, entre otros eventos, cuando la inclusión de costos, deducciones u otros conceptos inexistentes o inexactos genera un menor impuesto o un mayor saldo a favor.

Aplicando el principio de favorabilidad, la Sala utilizó una tarifa del 100 % para la sanción.

La sanción determinada quedó en aproximadamente:

$1.174 millones.

Y el saldo final a pagar por renta del año 2016 fue fijado judicialmente en:

$2.265.645.000.

¿A QUIÉN LE APLICA?

La sentencia es particularmente relevante para:

sociedades y demás contribuyentes obligados a llevar contabilidad;

empresas con altos volúmenes de compras o contratación de servicios;

empresas que manejan inventarios;

contribuyentes con proveedores de difícil verificación;

representantes legales;

contadores;

revisores fiscales;

y

responsables de impuestos y auditoría tributaria.

¿POR QUÉ IMPORTA?

Porque modifica la manera práctica en que debería construirse el archivo tributario de una empresa.

La pregunta ya no debe ser únicamente:

“¿Tenemos la factura?”

También debería preguntarse:

“¿Podemos demostrar que lo facturado realmente ocurrió?”

En operaciones económicamente importantes, una empresa debería poder reconstruir:

proveedor → contratación → ejecución → entrega → recepción → contabilización → pago.

La factura es una pieza de esa cadena, no necesariamente toda la prueba.

CONTROL RECOMENDADO PARA EMPRESAS

Una auditoría preventiva puede identificar los proveedores que concentran una proporción importante de los costos.

Si, por ejemplo, cinco proveedores representan el 70 % de los costos fiscales, debería verificarse especialmente la materialidad de esas operaciones.

El riesgo aumenta cuando coinciden factores como:

proveedores recientemente constituidos;

domicilios difíciles de verificar;

escasa infraestructura;

operaciones desproporcionadas frente a su capacidad aparente;

pagos elevados en efectivo;

ausencia de remisiones o soportes de entrega;

o

inconsistencias entre compras, inventarios y pagos.

Esto no significa que alguno de esos hechos demuestre por sí solo una operación inexistente. Su importancia está en la valoración conjunta de la evidencia.

BASE JURÍDICA

Consejo de Estado, Sección Cuarta, sentencia del 9 de abril de 2026, Exp. 28669: resolvió la controversia entre Dyrtel S.A.S. y la DIAN y anuló parcialmente los actos de determinación.

Artículo 580 del Estatuto Tributario: establece los eventos en los cuales no se entiende cumplido el deber de presentar una declaración, incluida la ausencia de las firmas legalmente obligatorias.

Artículos 742, 772, 775 y 777 del Estatuto Tributario: integran las reglas sobre prueba tributaria y valor probatorio de la contabilidad y certificaciones.

Artículos 647 y 648 del Estatuto Tributario: regulan la sanción por inexactitud y su cuantificación.

ESTADO ACTUAL

El criterio permanece vigente: la configuración de una causal del artículo 580 del Estatuto Tributario no convierte automáticamente una declaración en no presentada, pues se requiere el correspondiente acto administrativo.

Asimismo, la Sección Cuarta reiteró que las facturas y la contabilidad son medios probatorios idóneos, pero pueden perder eficacia para demostrar costos y deducciones cuando la DIAN logra desvirtuar la realidad de las operaciones mediante un conjunto probatorio suficientemente sólido.

CONCLUSIÓN

Esta sentencia deja tres controles empresariales especialmente importantes:

1. La ausencia de una firma obligatoria no significa automáticamente que la declaración se tenga jurídicamente por no presentada.

2. Tener factura, contabilización y certificación del contador o revisor fiscal no necesariamente basta cuando existen pruebas serias que cuestionan la materialidad de la operación.

3. Una diferencia entre ingresos declarados en IVA y renta tampoco demuestra automáticamente ingresos omitidos; debe determinarse y probarse la causa real de la diferencia.

Para las empresas, la enseñanza principal es preventiva: la defensa de un costo o una deducción debe construirse desde el momento de la operación y no cuando llega el requerimiento de la DIAN.