DIAN ACLARA QUIÉN DEBE FIRMAR Y PRESENTAR LA DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO DE UNA ENTIDAD PÚBLICA DESCENTRALIZADA

DIAN ACLARA QUIÉN DEBE FIRMAR Y PRESENTAR LA DECLARACIÓN DE INGRESOS Y PATRIMONIO DE UNA ENTIDAD PÚBLICA DESCENTRALIZADA

Fecha: 22 de junio de 2026 Concepto: DIAN 010752, interno 995, de 2026 Publicación DIAN: 30 de junio de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Declaración de ingresos y patrimonio – entidades públicas descentralizadas – representante legal – delegación – deberes formales – responsabilidad subsidiaria

La DIAN precisó que, tratándose de una entidad pública descentralizada , la obligación formal de firmar y presentar la declaración de ingresos y patrimonio corresponde, en principio, a su representante legal . Esa responsabilidad puede delegarse en un funcionario expresamente designado, pero la delegación debe informarse previamente a la Administración Tributaria. Distinto es determinar quién debe recopilar la información, preparar y liquidar materialmente la declaración: esas funciones dependen de la estructura interna, manuales de funciones y actos de asignación de competencias de cada entidad.

¿QUÉ PROBLEMA RESOLVIÓ LA DIAN?

La consulta preguntada en cabeza de qué funcionario se encuentra la obligación de preparar, liquidar y presentar la declaración de ingresos y patrimonio de una entidad pública descentralizada.

La DIAN advirtió que esas actividades no pueden tratarse como si fueran jurídicamente idénticas.

Una cosa es la responsabilidad tributaria formal de firmar y presentar la declaración , y otra son las tareas internas necesarias para recopilar información, elaborar los cálculos y preparar el formulario.

Esta separación determina quién responde frente a la Administración Tributaria y quién desarrolla internamente el trabajo técnico.

EL ARTÍCULO 571 ET ESTABLECE LA REGLA GENERAL

El artículo 571 del Estatuto Tributario regula quién debe cumplir los deberes formales establecidos por las normas tributarias.

Como regla general, los contribuyentes o responsables directos deben cumplirlos personalmente o por medio de sus representantes y, a falta de estos, mediante el administrador del respectivo patrimonio.

Pero cuando se trata de una persona jurídica, debe acudir además al artículo 572 ET

EL REPRESENTANTE LEGAL ES EL RESPONSABLE PRINCIPAL

El literal c) del artículo 572 del Estatuto Tributario establece que los gerentes, administradores y, en general, los representantes legales deben cumplir los deberes formales correspondientes a las personas jurídicas que representan.

Por ello, la DIAN concluyó que en una entidad pública descentralizada:

“la obligación formal de firmar y presentar la declaración de ingresos y patrimonio se encuentra, en principio, en la cabeza de su representante legal”.

La naturaleza pública de la entidad no desplaza automáticamente esta regla tributaria.

LA RESPONSABILIDAD PUEDE DELEGARSE

La legislación permite que el representante legal delegue esta responsabilidad en un funcionario de la entidad expresamente designado para cumplir el deber formal.

Pero la delegación tiene una condición importante: debe informarse a la Administración Tributaria .

El artículo 1.6.1.13.2.5 del Decreto 1625 de 2016 exige que esa información sea comunicada a la Dirección Seccional de Impuestos y Aduanas oa la Dirección Seccional de Impuestos correspondiente:

después de realizar la delegación y, en todo caso, antes de cumplir el deber formal de declarar.

Por tanto, no basta con que internamente se decida que determinado funcionario presentará la declaración.

Debe existir la designación correspondiente y cumplirse el deber de informar previamente a la DIAN.

PREPARAR LA DECLARACIÓN NO ES LO MISMO QUE PRESENTARLA

Este es el aporte más importante del concepto.

La DIAN reconoce que las normas tributarias citadas establecidas quién debe cumplir, firmar y presentar la declaración, pero:

“no atribuyen expresamente a un cargo específico las actividades materiales relacionadas con la recopilación de la información, la preparación y la liquidación de la declaración”.

Por consiguiente, el Estatuto Tributario no establece, por ejemplo, que necesariamente tenga que ser el contador, jefe financiero, tesorero o director administrativo quien prepare materialmente la declaración.

Eso debe determinarse dentro de cada entidad.

¿QUIÉN PREPARA ENTONCES LA DECLARACIÓN?

La DIAN señala cuatro fuentes internas que deben revisarse:

estructura administrativa de la entidad, manuales de funciones, actos de asignación de competencias y delegaciones correspondientes.

De allí debe establecerse qué funcionario o dependencia tiene atribuida la tarea de recopilar información, efectuar los cálculos y preparar técnicamente la declaración.

Por ejemplo, el manual de funciones podría asignar a la oficina financiera la elaboración de las declaraciones tributarias.

En ese caso, esa dependencia realiza materialmente la preparación.

Pero ello no significa necesariamente que el jefe financiero se convierta automáticamente en el sujeto responsable de firmar y presentar la declaración ante la DIAN.

Son funciones distintas.

EJEMPLO PRÁCTICO

Supongamos que una entidad pública descentralizada tiene:

Representante legal: director general. Área financiera: prepare la información contable y tributaria. Contador: realiza la conciliación y los cálculos necesarios. Funcionario tributario: diligencia el formulario.

El hecho de que esas personas intervengan en la elaboración del material no significa que cualquiera de ellas pueda presentar jurídicamente la declaración.

Como regla general, la obligación formal corresponde al representante legal .

Si este decide delegarla en el funcionario tributario, debe existir una designación expresa y esa delegación debe informarse a la DIAN antes de presentar la declaración .

Mientras tanto, la distribución del trabajo técnico continúa dependiendo de los manuales y actos internos de la entidad.

LA DELEGACIÓN NO BORRA TODAS LAS RESPONSABILIDADES

El Concepto también llama la atención sobre el artículo 573 del Estatuto Tributario .

Esta disposición regula la responsabilidad subsidiaria de quienes deben cumplir deberes formales de terceros.

La DIAN señala que, en concordancia con el artículo 1.6.1.1.6 del Decreto 1625 de 2016, quienes están obligados al cumplimiento de esos deberes pueden responder subsidiariamente por las consecuencias derivadas de su omisión.

Por ello, la determinación de quién tiene legalmente el deber formal no constituye una cuestión meramente administrativa.

Puede producir consecuencias tributarias cuando el deber se incumple.

¿A QUIÉNES LES APLICA?

La doctrina está dirigida directamente a las entidades públicas descentralizadas obligadas a presentar declaración de ingresos y patrimonio , así como a sus representantes legales y funcionarios formalmente delegados para cumplir esa obligación.

También resulta relevante para contadores, jefes financieros, tesoreros y demás servidores que intervienen en la elaboración material de la declaración, porque permite distinguir sus funciones internas de la responsabilidad tributaria formal frente a la DIAN.

No significa que toda entidad pública esté obligada automáticamente a presentar esta declaración. Primero debe establecerse si la entidad concreta se encuentra alguna vez al deber de declarar conforme al régimen tributario aplicable.

IMPORTANCIA PRÁCTICA

El concepto evita un error frecuente: confundir al funcionario que hace el trabajo con la persona a quien la ley atribuye el deber formal .

Puede ocurrir que el contador prepare completamente la declaración y que el área financiera recopile todos los datos. Sin embargo, esas circunstancias no modifican por sí mismas la regla de los artículos 571 y 572 ET

El análisis correcto exige separar:

Preparación y liquidación material → estructura interna y manuales de funciones.

Firma y presentación tributaria → representante legal o funcionario válidamente delegado.

Responsabilidad por incumplimiento → reglas tributarias sobre deberes formales y responsabilidad subsidiaria.

Esta distinción permite determinar correctamente las responsabilidades sin atribuirlas a una persona simplemente porque participó técnicamente en la elaboración del documento.

ESTADO ACTUAL

Doctrina vigente. El Concepto DIAN 010752, interno 995, fue expedido el 22 de junio de 2026 y publicado por la entidad el 30 de junio de 2026 .

La regla queda establecida así: en una entidad pública descentralizada, la firma y presentación de la declaración de ingresos y patrimonio corresponde, en principio, al representante legal , quien puede delegar ese deber en un funcionario expresamente designado siempre que la delegación sea informada previamente a la Administración Tributaria. En cambio, determine quién recopila la información, prepara y liquida materialmente la declaración depende de la estructura interna, los manuales de funciones, los actos de asignación de competencias y las delegaciones de la respectiva entidad.

Consultar Concepto DIAN 010752, interno 995, de 2026 — fuente oficial