DIAN ACLARA QUE TRANSMITIR TARDE LA NÓMINA ELECTRÓNICA NO HACE PERDER EL COSTO O LA DEDUCCIÓN LABORAL SI SE PRUEBA LA REALIDAD DEL PAGO

DIAN ACLARA QUE TRANSMITIR TARDE LA NÓMINA ELECTRÓNICA NO HACE PERDER EL COSTO O LA DEDUCCIÓN LABORAL SI SE PRUEBA LA REALIDAD DEL PAGO

Fecha: 1 de junio de 2026 Concepto: DIAN 010193, interno 831, de 2026 Publicación DIAN: 4 de junio de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Documento soporte de pago de nómina electrónica – costos – deducciones – transmisión extemporánea – artículo 771-2 ET – realidad económica – sustancia sobre la forma

La DIAN aclaró que la generación y transmisión extemporánea del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica –DSNE– no impide, por sí misma, reconocer fiscalmente los costos y deducciones laborales en el período gravable en que se causaron o se realizó el pago .

La condición fundamental es que el contribuyente pueda demostrar la realidad de la relación laboral o legal y reglamentaria, el pago o abono en cuenta correspondiente y los demás requisitos sustanciales exigidos para la procedencia fiscal del costo o deducción.

LA DIAN ACLARA SU DOCTRINA ANTERIOR

El Concepto 010193 no parte de cero.

La DIAN recuerda que en el Concepto 011042 de 2024 había señalado que la transmisión extemporánea del DSNE no impedía su validez como soporte de costos y deducciones cuando se demostrara la existencia de la relación laboral y el pago o abono en cuenta.

Ahora la entidad aclara expresamente esa doctrina y precisa que la transmisión realizada incluso en el período gravable siguiente no impide reconocer fiscalmente el costo o deducción correspondiente al período en que se provocó o realizó el pago.

EL DOCUMENTO SOPORTE NO CREA EL HECHO ECONÓMICO

Este es el punto jurídico central.

La DIAN explica que el soporte de documentos tiene una función probatoria .

Su finalidad es acreditar fiscalmente una operación que realmente ocurrió.

Por ello, debe distinguirse:

realización del pago laboral → hecho económico

Delaware

generación y transmisión del DSNE → mecanismo de soporte y acreditación fiscal.

La existencia del documento no es lo que crea el salario, la relación laboral o el pago.

La operación económica debe existir realmente y el documento sirve para demostrarla.

EL ARTÍCULO 771-2 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO ES FUNDAMENTAL

La DIAN relaciona esta conclusión con el párrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario .

Esta disposición establece, en lo pertinente, que los costos y deducciones efectivamente realizadas durante el año o período gravable pueden ser aceptados fiscalmente aunque la factura o documento equivalente tenga fecha del período siguiente, siempre que se acredite que la venta del bien o prestación del servicio ocurrió en el período correspondiente.

La DIAN considera que esta misma lógica resulta aplicable al documento soporte de nómina electrónica debido a su función probatoria.

¿QUÉ DEBE PROBAR EL EMPLEADOR?

La transmisión tardía no significa que el empleador pueda omitir los requisitos fiscales.

Para que proceda el costo o deducción, debe poder demostrar, entre otros elementos:

la existencia de la relación laboral o legal y reglamentaria;

la realización del pago o bono en cuenta;

la correspondencia del pago con el período gravable;

la realidad de la operación;

y los demás requisitos sustanciales exigidos para la procedencia fiscal del costo o deducción.

Por tanto, la doctrina no establece que cualquier nómina transmitida tardíamente sea automáticamente aceptable.

Lo que elimina es la idea de que el retraso formal, por sí solo, destruye el derecho fiscal .

EL DSNE DEBE GENERARSE MENSUALMENTE

La Resolución DIAN 000227 de 2025 establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica debe generarse mensualmente .

Debe contener, individualmente por cada beneficiario:

valores devengados;

valores deducidos;

y valor total resultante.

Además, la transmisión debe realizarse dentro de los diez primeros días del mes siguiente al correspondiente al pago o abono en cuenta derivada de la relación laboral o legal y reglamentaria.

La DIAN, por tanto, no está eliminando el plazo de transmisión .

Lo que está aclarando es la consecuencia tributaria de incumplirlo tardíamente.

TRANSMISIÓN EXTEMPORANEA NO SIGNIFICA TRANSMISIÓN INEXISTENTE

Esta diferencia es esencial.

Si el empleador:

pagó realmente la nómina → no transmitió oportunamente → transmitió posteriormente → puede demostrar la relación laboral y el pago ,

el costo o deducción no queda automáticamente rechazado por la sola extemporaneidad.

La Administración deberá analizar la realidad económica y los demás requisitos sustanciales.

LA DIAN DISTINGUE EL AMBIENTE DE HABILITACIÓN DEL AMBIENTE DE PRODUCCIÓN

El concepto introduce además una precisión técnica importante.

Las transmisiones realizadas en el ambiente de habilitación tienen como finalidad comprobar los requisitos técnicos del software.

Por eso no equivalen a la transmisión definitiva del DSNE.

Para establecer si la transmisión obligada dentro del término legal debe verificarse la transmisión realizada en el ambiente de producción en operación .

Esto puede resultar relevante cuando un contribuyente tiene registros de pruebas o habilitación anteriores a la transmisión definitiva.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa pagó durante diciembre de 2025:

Nomina laboral: $100.000.000.

El costo laboral corresponde efectivamente al año gravable 2025.

Por un error operativo, el DSNE correspondiente no fue transmitido dentro de los primeros días de enero de 2026.

La empresa lo genera y transmite posteriormente durante 2026.

La conclusión de la DIAN es que ese retraso no elimina automáticamente la posibilidad de reconocer los $100 millones como costo laboral de 2025 .

Pero la empresa debe poder demostrar:

que los trabajadores existian;

que la relación laboral era real;

que los pagos fueron realizados o abonados en cuenta;

que los valores corresponden al período 2025;

y que se cumplen los demás requisitos fiscales.

LO QUE NO PUEDE HACER EL CONTRIBUYENTE

La doctrina tampoco permite utilizar la extemporaneidad para construir artificialmente costos.

No sería suficiente crear posteriormente un DSNE y afirmar que por ello existe un costo fiscal.

Primero debe existir:

la relación laboral → el devengo o pago → la realidad económica → la procedencia sustancial del costo o deducción.

Después debe existir el soporte electrónico correspondiente.

La DIAN es explícita al señalar que el documento soporte no crea el hecho económico, sino que lo acredita fiscalmente .

LA REALIDAD ECONÓMICA PREVALECE SOBRE LA MERA FORMALIDAD

La entidad fundamenta su conclusión en el principio de sustancia sobre la forma .

Esto significa que el análisis fiscal no puede reducirse a verificar exclusivamente si el documento fue transmitido exactamente dentro del plazo formal.

Debe establecerse primero si la operación económica realmente ocurrió y si cumple las condiciones sustanciales para ser reconocida fiscalmente.

La propia DIAN señala que esta lógica se deriva de la finalidad del artículo 771-2 del Estatuto Tributario y de la naturaleza probatoria de los documentos soporte.

PERO LA TRANSMISIÓN EXTEMPORANEA SIGUE SIENDO UN INCUMPLIMIENTO FORMAL

Aquí debemos mantener una separación muy importante.

La doctrina responde una pregunta concreta:

¿La transmisión extemporánea impide reconocer el costo o deducción?

La respuesta es:

no, por sí sola.

Eso no significa necesariamente que la extemporaneidad carezca de cualquier consecuencia jurídica.

Una cosa es:

procedencia fiscal del costo o deducción ,

y otra:

cumplimiento de la obligación formal de generar y transmitir el DSNE dentro del plazo establecido.

La doctrina analizada se concentra en la primera cuestión.

¿A QUIÉNES LES APLICA?

La doctrina interesa directamente a obligados obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica , tanto personas jurídicas como personas naturales obligadas, siempre que se encuentren dentro del sistema de nómina electrónica.

También resulta relevante para:

contadores;

revisores fiscales;

responsables de nómina;

asesores tributarios;

y empresas que hayan tenido inconvenientes o retrasos en la transmisión de sus documentos soporte.

IMPORTANCIA PRÁCTICA

Cuando exista una transmisión tardía, la defensa tributaria no debería limitarse a decir:

“el documento fue transmitido después”.

Debe reconstruirse la operación:

relación laboral → período trabajado → valor causado → pago o abono en cuenta → registro contable → declaración tributaria → generación del DSNE → transmisión → prueba de la realidad económica.

Si todos los elementos sustanciales están acreditados, la sola transmisión posterior no autoriza a desconocer automáticamente el costo o la deducción correspondiente al período en que se realizó o provocó la operación .

ESTADO ACTUAL

Doctrina vigente y aclaratoria. El Concepto 010193, interno 831, del 1 de junio de 2026 , fue publicado por la DIAN el 4 de junio de 2026 . La entidad aclaró expresamente la doctrina contenida en el Concepto 011042 de 2024 y mantuvo vigente lo demás de aquel pronunciamiento.

La regla queda así: la transmisión extemporánea del documento soporte de nómina electrónica no impide, por sí misma, reconocer fiscalmente los costos y deducciones laborales en el período en que se causaron o realizaron los pagos. El contribuyente debe demostrar la realidad de la relación laboral, el pago o abono en cuenta, la correspondencia con el período gravable y los demás requisitos sustanciales. El plazo de transmisión continúa vigente; lo que la DIAN descarta es convertir su incumplimiento tardío, por sí solo, en una causal automática de rechazo del costo o deducción.

Consultar Concepto DIAN 010193 de 2026 — fuente oficial

Noticia 34 de junio. Quedan 2 noticias del listado inicial.