DIAN ACLARA QUE NO PUEDE EXIGIRSE EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL CUANDO LA ADMINISTRACIÓN PUEDE CONSULTAR DIRECTAMENTE ESA INFORMACIÓN: SU AUSENCIA NO DEBE CONVERTIRSE AUTOMÁTICAM

DIAN ACLARA QUE NO PUEDE EXIGIRSE EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL CUANDO LA ADMINISTRACIÓN PUEDE CONSULTAR DIRECTAMENTE ESA INFORMACIÓN: SU AUSENCIA NO DEBE CONVERTIRSE AUTOMÁTICAMENTE EN CAUSAL PARA INADMITIR UN RECURSO DE RECONSIDERACIÓN

Fecha: 6 de agosto de 2026 Concepto: DIAN 014172, interno 1322, de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Procedimiento tributario – recurso de reconsideración – requisitos – certificado de existencia y representación legal – prueba de representación – Decreto Ley 19 de 2012 – acceso a información pública

La DIAN precisó una regla procesal importante para las sociedades que interponen recursos de reconsideración: la Administración no puede convertir en una carga documental del contribuyente una información que puede consultar directamente en los registros públicos disponibles para las entidades estatales .

La discusión surgió en torno al certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas. La doctrina analiza si su falta de presentación junto con el recurso permite inadmitirlo por no acreditar la personería de quien actúa.

La respuesta exige armonizar las reglas especiales del Estatuto Tributario con las normas posteriores de simplificación administrativa, particularmente el artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012 .

EL PROBLEMA JURÍDICO

El artículo 722 del Estatuto Tributario establece los requisitos que deben cumplir el recurso de reconsideración.

Entre ellos se encuentra que:

“Se interpone directamente por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o se acredita la personería si quien lo interpone actúa como apoderado o representante.”

La norma protege una finalidad legítima: la Administración debe saber que quien controvierte el acto tributario tiene jurídicamente facultad para hacerlo .

Sin embargo, de esa exigencia no se sigue necesariamente que una sociedad tenga que aportar esencialmente un certificado de existencia y representación legal que la propia Administración puede consultar directamente.

Ese es el punto que aclara la doctrina.

EL DECRETO LEY 19 DE 2012 PROHIBIÓ EXIGIR DETERMINADOS CERTIFICADOS

El artículo 9 del Decreto Ley 19 de 2012 estableció una regla de simplificación administrativa dirigida a las autoridades públicas.

La disposición prohíbe exigir a los particulares certificados sobre información que reposen en bases de datos administradas por determinadas entidades públicas o privadas que ejercen funciones administrativas, cuando esa información pueda ser consultada directamente.

La finalidad es evitar que el ciudadano tenga que actuar como intermediario entre dos sistemas de información del propio Estado.

En materia societaria esto adquiere especial relevancia porque la existencia y representación legal de las sociedades inscritas en el registro mercantil puede verificarse mediante la información administrada por las cámaras de comercio .

Por eso debe diferenciarse:

la obligación de acreditar que quien actúa tiene representación , que subsiste;

Delaware

la obligación de aportar materialmente determinado certificado , que puede resultar improcedente cuando la Administración puede consultar directamente la información.

LA PERSONERÍA SIGUE SIENDO UN REQUISITO

La doctrina no eliminó el requisito previsto por el artículo 722 ET

Esto es fundamental.

La conclusión no puede expresarse diciendo:

“Ya no importa quién interponga el recurso”.

Sí importa.

La DIAN debe verificar que la persona que presenta el recurso tenga capacidad jurídica para actuar en nombre del contribuyente.

Lo que cambia es la forma en que puedes comprobarse esa representación .

Si la información correspondiente se encuentra disponible para consulta oficial, la Administración debe utilizar los mecanismos de interoperabilidad o consulta disponibles en lugar de trasladar innecesariamente esa carga al administrado.

NO DEBE CONFUNDIRSE REPRESENTANTE LEGAL CON APODERADO

También deben separarse dos situaciones.

Una sociedad puede actuar mediante su representante legal , cuya facultad deriva de la estructura y registro de la persona jurídica.

Pero también puede actuar mediante un apoderado , cuya representación deriva del poder correspondiente.

Por tanto, la eliminación de la exigencia de presentar un certificado que la Administración puede consultar no elimina la necesidad de acreditar un poder cuando jurídicamente sea necesario .

Son fuentes diferentes de representación.

La doctrina debe aplicarse al documento concreto que contenga información susceptible de consulta directa, no como eliminación general de los requisitos de personería.

LA DIAN NO DEBE INADMITIR MECÁNICAMENTE EL RECURSO

Este es el efecto procesal más importante.

Supongamos que una sociedad interponga oportunamente recurso de reconsideración contra una liquidación oficial.

El documento está firmado por quien aparece debidamente inscrito como representante legal de la compañía, pero no se adjunta el certificado de existencia y representación legal.

Si la DIAN puede verificar directamente esa información mediante los registros correspondientes, no resulta razonable concluir automáticamente:

“No anexó el certificado; por tanto, no acreditará representación y el recurso debe inadmitirse”.

Primero debe verificarse la información disponible.

La forma documental no puede convertirse artificialmente en una barrera que impide estudiar una controversia cuando el presupuesto material —la existencia de representación válida— puede ser comprobado directamente por la propia autoridad.

EL ARTÍCULO 722 ET DEBE LEERSE CON LAS NORMAS POSTERIORES DE SIMPLIFICACIÓN

La importancia jurídica del concepto está precisamente en la reconstrucción normativa.

No basta leer aisladamente el artículo 722 del Estatuto Tributario.

Debe integrarse con las normas posteriores que regulan las cargas documentales exigibles por las autoridades.

La secuencia es:

Artículo 722 ET → exige acreditar personería.

Decreto Ley 19 de 2012 → elimina cargas documentales innecesarias y restringe la exigencia de certificados cuya información puede ser consultada por la Administración.

El resultado no consistirá en derogar el requisito sustancial de representación.

Consiste en modificar la manera en que la Administración debe verificarlo cuando dispone directamente de la información .

EJEMPLO PRÁCTICO

Una sociedad recibe una liquidación oficial de revisión.

Dentro del término legal, su representante legal presenta recurso de reconsideración.

La DIAN encuentra:

Recurso presentado oportunamente.

Identificación correcta del contribuyente.

Firma de la persona que afirma actuar como representante legal.

Pero:

no se adjuntó certificado de existencia y representación legal.

Antes de inadmitir el recurso exclusivamente por esa circunstancia, la Administración debe determinar si puede verificar oficialmente que la persona que lo suscribió ostentaba efectivamente la representación de la sociedad.

Si el registro correspondiente demuestra que era el representante legal para ese momento, la ausencia física del certificado no puede confundirse con inexistencia de material de representación .

LA FECHA DE LA REPRESENTACIÓN SIGUE SIENDO IMPORTANTE

Existe además una cuestión probatoria que no debe perderse.

No basta comprobar que una persona actualmente aparece como representante legal.

Cuando exista controversia, puede ser necesario establecer si ostentaba esa condición en la fecha en que interpuso el recurso .

Por ejemplo:

una persona presenta el recurso el 10 de agosto;

posteriormente cambia el representante legal;

meses después la DIAN revisa el expediente.

La pregunta relevante no será únicamente quién aparece actualmente inscrito, sino:

¿Quién tenía facultad para representar a la sociedad cuando fue presentado el recurso?

Por eso la consulta registral debe corresponder temporalmente al hecho procesal que se pretende verificar.

¿A QUIÉN LE APLICA?

La doctrina interesa principalmente a personas jurídicas que interponen recursos de reconsideración ante la DIAN por conducta de sus representantes legales .

También resulta relevante para funcionarios encargados de estudiar la admisión de recursos y para abogados y contadores responsables de procedimientos tributarios.

No significa que todos los anexos exigidos para un recurso hayan desaparecido.

Tampoco significa que pueda omitirse un poder cuando actúe un apoderado y ese documento sea jurídicamente necesario.

La regla se limita a impedir que se exija al administrado aportar información certificada que la Administración tiene el deber o la posibilidad jurídica de consultar directamente , según las condiciones de la normativa aplicable.

IMPORTANCIA PRÁCTICA

La doctrina protege algo más importante que el costo de obtener un certificado.

Protege el acceso efectivo a la discusión administrativa del acto tributario .

Una inadmisión puede impedir que la Administración estudie materialmente los argumentos del contribuyente y puede tener consecuencias posteriores sobre el agotamiento de los recursos administrativos.

Por eso debe diferenciarse cuidadosamente:

ausencia de representación válida , que constituye un problema sustancial;

Delaware

ausencia de una copia física del certificado , cuando la representación puede comprobarse oficialmente.

No son equivalentes.

ESTADO ACTUAL

El Concepto DIAN 014172, interno 1322, del 6 de agosto de 2026 se encuentra vigente .

La regla resultante debe formularse con precisión: el artículo 722 ET continúa exigiendo que quien interponga el recurso tenga y acredite capacidad para actuar por el contribuyente; Sin embargo, esa exigencia no autoriza a la Administración a imponer innecesariamente la presentación de certificados cuya información puede obtener directamente mediante los registros oficiales, conforme a las reglas de simplificación administrativa del Decreto Ley 19 de 2012.

En consecuencia, la falta material del certificado de existencia y representación legal no equivale automáticamente a falta de personería ni debe convertirse, por sí sola, en una barrera formal para que la Administración estudie el recurso cuando la representación puede verificarse directamente.