DIAN ACLARA QUE LA NÓMINA ELECTRÓNICA TRANSMITIDA TARDE NO HACE PERDER AUTOMÁTICAMENTE LOS COSTOS Y DEDUCCIONES LABORALES

DIAN ACLARA QUE LA NÓMINA ELECTRÓNICA TRANSMITIDA TARDE NO HACE PERDER AUTOMÁTICAMENTE LOS COSTOS Y DEDUCCIONES LABORALES

Fecha: 1 de junio de 2026 Concepto: DIAN 010193, interno 831, de 2026 Publicación DIAN: 4 de junio de 2026 Entidad: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Tema: Impuesto sobre la renta – nómina electrónica – costos y deducciones – transmisión extemporánea – realidad económica – sustancia sobre la forma

La DIAN aclaró que generar o transmitir extemporáneamente el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica —DSNE— no ocasiona, por sí solo, la pérdida del costo o deducción laboral en el impuesto sobre la renta , incluso cuando el documento sea generado o transmitido durante el período gravable siguiente. Lo determinante es demostrar que la relación laboral realmente existió, que el pago o abono en cuenta efectivamente se produjo, que corresponde al período gravable en el cual se solicita el costo o deducción y que se cumplen los demás requisitos sustanciales exigidos por la legislación tributaria.

¿QUÉ PROBLEMA RESOLVIÓ LA DIAN?

La consulta planteó si un contribuyente que provocó o realizó pagos laborales durante determinado año pierde fiscalmente esos costos o deducciones porque generó o transmitió la nómina electrónica fuera del plazo correspondiente, incluso cuando la transmisión ocurrió en el año siguiente.

La respuesta de la DIAN fue negativa. La entidad diferencia la existencia del hecho económico de la oportunidad en que se genera su documento electrónico de soporte .

El DSNE sirve para acreditar fiscalmente los costos y deducciones derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria; no es el documento el que crea el salario, la prestación social o el gasto laboral. La DIAN lo expresó en términos generales al señalar que la finalidad de los documentos soporte “no consiste en crear el hecho económico, sino en acreditarlo fiscalmente” .

Esta distinción es central: una cosa es que existe realmente un gasto laboral y otra que el contribuyente haya incumplido el plazo formal establecido para transmitir electrónicamente su soporte.

LA REGLA GENERAL SIGUE SIENDO TRANSMITIR OPORTUNAMENTE

La decisión no elimina la obligación de generar y transmitir la nómina electrónica dentro de los términos establecidos.

La Resolución DIAN 000227 de 2025 establece que el DSNE constituye el soporte electrónico de los costos y deducciones derivados de relaciones laborales o legales y reglamentarias. Debe generarse mensualmente y contener, individualmente por beneficiario, los valores devengados, los valores deducidos y su diferencia.

Su transmisión a la DIAN debe realizarse dentro de los diez primeros días del mes siguiente al que corresponde el pago o abono en cuenta. Además, la DIAN precisó que las pruebas efectuadas en el ambiente de habilitación no equivalen a la transmisión definitiva: para establecer si se cumplió el término debe verificarse la transmisión efectuada en el ambiente de producción.

Por tanto, la doctrina no autoriza al empleador a transmitir cuando quiera . Lo que establece es algo diferente: el incumplimiento de ese término formal no se convierte automáticamente en inexistente un gasto laboral que realmente ocurrió.

LA DIAN ACUDE AL ARTÍCULO 771-2 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO

Para llegar a esta conclusión, la DIAN realizó una interpretación sistemática con el párrafo 2 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.

Esta disposición regula el soporte fiscal de costos y deducciones y permite que los costos y deducciones efectivamente realizados durante un período gravable sean reconocidos aunque la factura o documento equivalente tenga fecha del período siguiente, siempre que pueda acreditarse que la operación ocurrió efectivamente durante el período en el cual pretende reconocerse fiscalmente.

La DIAN trasladó esa lógica al DSNE: el documento prueba la operación, pero no crea el hecho económico que está documentando .

Por ello, la fecha posterior del soporte no necesariamente desplaza el costo o deducción al período siguiente ni destruye su procedencia en el período en el que realmente se provocó o realizó.

SUSTANCIA SOBRE LA FORMA

La propia DIAN fundamenta expresamente su conclusión en el principio de sustancia sobre la forma. .

De acuerdo con el Concepto 010193, si el costo o deducción laboral efectivamente se realizó en el período correspondiente, la generación posterior del documento no desconoce automáticamente su procedencia fiscal. Debe examinarse la realidad de la operación y el cumplimiento de sus requisitos sustanciales.

En consecuencia, para conservar el costo o deducción el contribuyente deberá poder acreditar, entre otros elementos:

La existencia real de la relación laboral o legal y reglamentaria. La realización efectiva del pago o bono en cuenta. La correspondencia del gasto con el período gravable en el cual pretende reconocerlo. El cumplimiento de los demás requisitos sustanciales para la procedencia fiscal del costo o deducción. La generación y transmisión del DSNE dentro de un período temporal que la DIAN califica como “razonable y normativamente compatible con la finalidad del sistema” .

Este elemento último es importante: la doctrina no establece una autorización ilimitada para subsanar la transmisión años después.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa causó y pagó salarios durante diciembre de 2025. Esos pagos corresponden realmente al año gravable 2025, existen contratos laborales, comprobantes de nómina, registros contables, seguridad social y evidencia bancaria del pago.

Sin embargo, por un error administrativo, el DSNE correspondiente no fue transmitido oportunamente y la empresa lo generó y transmitió durante 2026.

Según el Concepto DIAN 010193 de 2026, esa extemporaneidad no permite rechazar automáticamente el costo o deducción del año gravable 2025 .

La Administración deberá examinar si el gasto laboral realmente existió, si corresponde a 2025 y si se cumplen los requisitos sustanciales para su reconocimiento.

Esto tampoco significa que la transmisión tardía desaparezca como incumplimiento formal; significa que no debe confundirse el incumplimiento formal con la inexistencia del hecho económico .

¿A QUIÉNES LES APLICA?

La doctrina interesa directamente a obstáculos y demás sujetos obligados a generar el DSNE que pretenden reconocer fiscalmente costos y deducciones derivados de pagos o bonos en cuenta relacionados con nómina.

Resulta especialmente relevante para personas naturales empleadores y personas jurídicas contribuyentes del impuesto sobre la renta que hayan sido transmitidas nómina electrónica después del plazo correspondiente y enfrenten el riesgo de que la Administración pretenda desconocer los pagos laborales exclusivamente por esa extemporaneidad.

No significa que todo pago laboral sea automáticamente deducible ni elimine los demás requisitos establecidos por el Estatuto Tributario.

LA DIAN ACLARA SU DOCTRINA ANTERIOR

El Concepto 010193 de 2026 aclara expresamente el Concepto DIAN 011042, interno 1239, de 2024 .

La doctrina de 2024 ya sostenía que la transmisión extemporánea del DSNE no impidió su utilización como soporte de costos y deducciones cuando pudiera demostrarse la relación laboral y el pago o abono en cuenta.

Ahora la DIAN precisa expresamente que esa conclusión también opera cuando la generación y transmisión se realizan en el período gravable siguiente . Los demás apartes de la doctrina de 2024 siguen vigentes.

IMPORTANCIA PRÁCTICA DE LA DOCTRINA

El concepto establece una separación jurídicamente relevante entre tres elementos que no deben confundirse: el hecho económico, su reconocimiento fiscal y el documento electrónico que lo acredita .

La transmisión electrónica constituye una obligación formal y probatoria; pero la realidad del costo laboral depende de que la relación laboral, el pago o abono en cuenta y los demás elementos sustanciales realmente hayan existido.

Por ello, ante una fiscalización, no sería suficiente analizar exclusivamente la fecha de transmisión del DSNE. Debe establecerse si el costo o deducción reclamado corresponde a una operación económica real y al período fiscal declarado, conforme al artículo 771-2 ET y las demás normas que regulan su procedencia.

ESTADO ACTUAL

Doctrina vigente. El Concepto DIAN 010193, interno 831, de 2026 aclara el Concepto 011042, interno 1239, de 2024, sin eliminar la obligación de generar y transmitir oportunamente el DSNE.

La regla doctrinal queda así: la generación o transmisión extemporánea de la nómina electrónica no produce automáticamente el rechazo fiscal de los costos y deducciones laborales, incluso si ocurre en el período gravable siguiente , siempre que se prueben la realidad de la relación laboral, el pago o abono en cuenta, la correspondencia con el período gravable, los demás requisitos sustanciales y que la generación y transmisión se produzcan dentro de un marco temporal razonable y compatible con el sistema.

Consultar Concepto DIAN 010193, interno 831, de 2026 – fuente oficial