SI EL VIAJE DE NEGOCIOS YA ESTÁ DEFINIDO, COMPRAR LOS TIQUETES CON ANTICIPACIÓN PUEDE REDUCIR EL COSTO

SI EL VIAJE DE NEGOCIOS YA ESTÁ DEFINIDO, COMPRAR LOS TIQUETES CON ANTICIPACIÓN PUEDE REDUCIR EL COSTO

Muchas empresas compran los tiquetes aéreos cuando el viaje ya está encima.

El problema es que una reunión conocida desde hace semanas puede terminar convirtiéndose en:

UNA COMPRA DE ÚLTIMO MINUTO.

Cuando el viaje ya tiene una probabilidad alta de realizarse, comparar y comprar con anticipación puede permitir:

ENCONTRAR MÁS ALTERNATIVAS + EVITAR PARTE DEL COSTO DE LA URGENCIA + PLANEAR MEJOR EL PRESUPUESTO.

Pero anticiparse no significa:

COMPRAR LO MÁS BARATO SIN REVISAR LAS CONDICIONES.

¿QUÉ ESTÁ PASANDO?

Imagine que una empresa sabe que dentro de dos meses deberá enviar a dos trabajadores a otra ciudad para:

UNA FERIA + UNA CAPACITACIÓN + UNA REUNIÓN COMERCIAL.

El viaje ya tiene:

FECHA + DESTINO + PERSONAS DEFINIDAS.

Sin embargo, espera hasta pocos días antes para comprar.

Supongamos, únicamente como ejemplo:

Compra anticipada por persona → $500.000 ida y regreso

Compra cercana al viaje → $850.000

Diferencia:

$350.000 por persona.

Para dos viajeros:

$700.000.

Para diez:

$3,5 millones.

Una pequeña decisión administrativa puede convertirse en un costo importante cuando se repite durante el año.

¿CÓMO ME AFECTA?

El empresario suele mirar:

EL PRECIO DEL TIQUETE.

Pero el verdadero costo del viaje incluye mucho más.

Debe considerar:

TIQUETE + EQUIPAJE + SELECCIÓN DE SILLA SI SE NECESITA + TRANSPORTE AL AEROPUERTO + HOTEL + ALIMENTACIÓN + CAMBIOS + CANCELACIONES + TIEMPO DEL TRABAJADOR.

Por eso:

EL TIQUETE MÁS BARATO NO SIEMPRE PRODUCE EL VIAJE MÁS BARATO.

EJEMPLO

Alternativa A:

Tiquete → $420.000

Equipaje necesario → $120.000

Transporte adicional por horario inconveniente → $80.000

Costo asociado:

$620.000.

Alternativa B:

Tiquete → $550.000

Equipaje incluido → $0 adicional

Horario conveniente → sin transporte extraordinario del ejemplo

Costo asociado:

$550.000.

A parecía:

$130.000 MÁS BARATA.

Pero considerando los costos necesarios del ejemplo termina:

$70.000 MÁS COSTOSA.

Compare:

COSTO TOTAL DEL VIAJE.

No solamente:

PRECIO INICIAL DEL TIQUETE.

ANTICIPACIÓN NO SIGNIFICA COMPRAR CON MESES DE ANTELACIÓN A CUALQUIER PRECIO

No existe una regla universal que diga:

“COMPRE EXACTAMENTE X DÍAS ANTES Y SIEMPRE SERÁ MÁS BARATO”.

Las tarifas aéreas pueden cambiar por:

DEMANDA + RUTA + TEMPORADA + DISPONIBILIDAD + EVENTOS + CONDICIONES COMERCIALES.

Por eso la estrategia empresarial correcta es:

PLANIFICAR TEMPRANO + COMPARAR + DEFINIR UN PRECIO ACEPTABLE + COMPRAR CUANDO LA RELACIÓN COSTO/RIESGO SEA RAZONABLE.

No intentar adivinar:

EL PRECIO MÍNIMO ABSOLUTO.

MIENTRAS MÁS CERTERO SEA EL VIAJE, MÁS SENTIDO TIENE PLANIFICARLO

No es lo mismo:

“TAL VEZ VIAJEMOS EN NOVIEMBRE”

que:

“LA FERIA ES EL 15 DE NOVIEMBRE Y YA ESTÁ CONFIRMADA NUESTRA PARTICIPACIÓN”.

En el segundo caso existe mucha más información para:

COTIZAR + PRESUPUESTAR + RESERVAR.

PERO REVISE EL COSTO DE CAMBIAR EL TIQUETE

Supongamos:

Tarifa A → $450.000

No permite determinados cambios o estos resultan costosos.

Tarifa B → $550.000

Ofrece mayor flexibilidad.

Si la reunión tiene una alta posibilidad de cambiar, pagar:

$100.000 adicionales

por flexibilidad podría tener valor económico.

Porque si compra la alternativa A y después debe adquirir otro tiquete, el supuesto ahorro puede desaparecer.

EJEMPLO

Tiquete económico → $450.000

Cambio de agenda → pierde parte importante del valor o debe asumir costos elevados.

Nuevo desembolso necesario → $400.000

Costo total del ejemplo:

$850.000.

Tarifa flexible inicial:

$580.000.

Si permitiera realizar el cambio bajo condiciones más favorables, podría terminar siendo la alternativa económicamente más conveniente.

Por eso la pregunta no es solamente:

¿CUÁL CUESTA MENOS HOY?

También:

¿QUÉ PROBABILIDAD EXISTE DE QUE CAMBIE EL VIAJE?

LA EMPRESA DEBERÍA TENER UNA POLÍTICA DE VIAJES

Si varias personas viajan durante el año, no conviene decidir cada compra desde cero.

Puede establecer reglas como:

SOLICITAR VIAJES CON ANTICIPACIÓN CUANDO SEA POSIBLE

COMPARAR VARIAS ALTERNATIVAS

JUSTIFICAR COMPRAS DE ÚLTIMO MINUTO

DEFINIR CONDICIONES DE EQUIPAJE

DEFINIR CATEGORÍA DE TARIFA

ESTABLECER TOPES DE HOTEL

CENTRALIZAR LAS RESERVAS O SU CONTROL.

Esto permite convertir los viajes en:

UN COSTO ADMINISTRADO

y no en una sucesión de urgencias.

MIDA CUÁNTO LE CUESTA COMPRAR TARDE

Esta información puede ser muy valiosa.

Supongamos que durante un año la empresa realizó:

40 viajes.

Identifica que 15 fueron comprados con menos de una semana de anticipación.

Costo promedio de esos viajes:

$900.000.

Costo promedio comparable de viajes planificados:

$650.000.

Diferencia aproximada:

$250.000 por viaje.

15 × $250.000 =

$3,75 millones.

Ahora la empresa tiene un dato.

Puede preguntarse:

¿CUÁNTAS DE ESAS COMPRAS URGENTES REALMENTE ERAN INEVITABLES?

EL COSTO DE LA URGENCIA TAMBIÉN EXISTE EN LOS HOTELES

Una feria, congreso o evento importante puede aumentar la demanda de alojamiento.

Esperar hasta pocos días antes puede significar:

MENOS DISPONIBILIDAD + UBICACIONES MÁS LEJANAS + TARIFAS DIFERENTES.

Y una habitación aparentemente más barata lejos del lugar del evento puede generar:

MÁS TRANSPORTE + MÁS TIEMPO + MENOR PRODUCTIVIDAD.

Nuevamente:

COMPARE EL COSTO TOTAL.

EJEMPLO

Hotel A:

Noche → $300.000

A 5 minutos del evento.

Hotel B:

Noche → $230.000

Pero requiere transporte diario de:

$50.000

durante tres días.

Costo Hotel B:

Alojamiento → $690.000

Transporte → $150.000

Total → $840.000.

Hotel A:

$300.000 × 3 = $900.000.

La diferencia real ya no es:

$70.000 POR NOCHE.

Es:

$60.000 EN TODO EL EJEMPLO, sin valorar todavía el tiempo de desplazamiento.

Ahora puede decidir con información completa.

NO OLVIDE EL TIEMPO DEL TRABAJADOR

Supongamos que para ahorrar:

$100.000

elige un vuelo que obliga al trabajador a:

ESPERAR CINCO HORAS ADICIONALES.

Ese tiempo también tiene un valor para la empresa.

Puede representar:

HORAS NO PRODUCTIVAS + ALIMENTACIÓN + TRANSPORTE + CANSANCIO + CAMBIO EN LA JORNADA.

No significa que siempre deba comprar el vuelo más costoso.

Significa que debe comparar:

AHORRO MONETARIO VS. COSTO OPERATIVO.

UNA ESCALA TAMBIÉN TIENE UN COSTO

Vuelo directo:

$700.000.

Vuelo con escala:

$550.000.

Ahorro:

$150.000.

Pero la escala agrega:

5 horas

al desplazamiento.

Para un viajero quizá tenga sentido.

Para cinco trabajadores:

5 personas × 5 horas =

25 HORAS DE TIEMPO.

La empresa debería preguntarse si ahorrar:

$750.000 en los cinco tiquetes

compensa esas 25 horas adicionales y los demás efectos del viaje.

CONSOLIDE LOS VIAJES CUANDO SEA POSIBLE

Supongamos que un trabajador debe viajar a la misma ciudad:

Semana 1 → reunión con cliente A

Semana 2 → visita a proveedor B.

Si las agendas pueden coordinarse razonablemente, quizá sea posible realizar ambas actividades en:

UN SOLO VIAJE.

Puede ahorrar:

TIQUETE + TRASLADOS + TIEMPO DE DESPLAZAMIENTO.

No siempre será posible.

Pero vale la pena preguntarlo antes de comprar.

COMPARE VIAJAR CON NO VIAJAR

Esta es una pregunta todavía más importante.

Antes de optimizar el precio del tiquete pregunte:

¿EL VIAJE ES NECESARIO?

Una reunión de:

UNA HORA

puede quizá realizarse virtualmente.

Una visita comercial estratégica, una inspección, instalación, negociación o feria:

puede justificar plenamente el desplazamiento.

El ahorro más grande en algunos casos no consiste en conseguir:

UN TIQUETE 20 % MÁS BARATO.

Puede consistir en evitar:

UN VIAJE QUE NO GENERABA SUFICIENTE VALOR.

CALCULE EL COSTO COMPLETO DEL VIAJE

Antes de autorizarlo:

Tiquetes → $______

Hotel → $______

Transporte → $______

Alimentación → $______

Inscripciones → $______

Otros gastos → $______

Costo total → $______

Después pregunte:

¿QUÉ OBJETIVO EMPRESARIAL JUSTIFICA ESTE COSTO?

Puede ser:

CERRAR UNA VENTA + CAPACITAR PERSONAL + INSTALAR UN EQUIPO + NEGOCIAR CON UN PROVEEDOR + CONSEGUIR CLIENTES + ATENDER UNA OBLIGACIÓN.

TAMBIÉN MIDA EL RESULTADO

Si la empresa participa todos los años en una feria que cuesta:

$20 millones,

debería intentar conocer:

CLIENTES CONTACTADOS + OPORTUNIDADES GENERADAS + VENTAS POSTERIORES + MARGEN OBTENIDO.

No para exigir que todo viaje produzca una venta inmediata.

Sino para saber si esa actividad continúa:

GENERANDO VALOR PARA LA EMPRESA.

¿QUÉ PUEDO HACER?

Cree un calendario anual con:

FERIAS + CONGRESOS + CAPACITACIONES + VISITAS PROGRAMADAS + REUNIONES IMPORTANTES + EVENTOS DEL SECTOR.

Cuando un viaje alcance un nivel razonable de certeza:

COTICE.

No espere necesariamente hasta:

LA SEMANA ANTERIOR.

Y registre:

FECHA DE COMPRA + FECHA DEL VIAJE + PRECIO + COSTO TOTAL.

Con el tiempo descubrirá cómo se comportan:

LOS COSTOS DE VIAJE DE SU PROPIA EMPRESA.

CONSEJO ECONÓMICO EMPRESARIAL

Si un viaje ya está prácticamente confirmado, convierta la compra del tiquete en:

UNA DECISIÓN PLANIFICADA

y no en:

UNA URGENCIA ADMINISTRATIVA.

Compare el costo total y no solamente la tarifa inicial.

Y antes de comprar pregunte:

¿EL VIAJE ESTÁ CONFIRMADO?

¿PUEDE CAMBIAR LA FECHA?

¿QUÉ INCLUYE LA TARIFA?

¿CUÁNTO CUESTA MODIFICARLA?

¿QUÉ COSTO TIENEN LOS HORARIOS Y LAS ESCALAS?

¿EL VIAJE GENERA SUFICIENTE VALOR PARA LA EMPRESA?

PARA RECORDAR

El objetivo no es comprar:

EL TIQUETE MÁS BARATO.

Es conseguir:

EL VIAJE NECESARIO AL MENOR COSTO TOTAL RAZONABLE.

Una empresa que conoce con anticipación sus desplazamientos puede utilizar el tiempo como una herramienta de negociación y planificación.

Porque cuando una compra puede hacerse con calma existen:

MÁS OPCIONES.

Cuando debe hacerse mañana:

LA URGENCIA EMPIEZA A DECIDIR POR USTED.