SANCIONES LABORALES: LA EMPRESA DEBE CUMPLIR UN NUEVO DEBIDO PROCESO DISCIPLINARIO
Categoría: Laboral – Procedimiento disciplinario Tipo: Ley vigente Norma: Ley 2466 de 2025, artículo 7 – modificación del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo Impacto: Empleadores privados y trabajadores Estado: Vigente
¿QUÉ CAMBIÓ?
La reforma laboral estableció directamente en la ley un procedimiento mínimo que debe respetarse cuando una empresa pretende imponer una sanción disciplinaria a un trabajador.
Ya no basta simplemente con llamar al trabajador, escuchar sus descargos y comunicarle la sanción.
Ahora existe una secuencia mínima que incluye:
apertura formal del proceso; comunicación escrita de los hechos; entrega de las pruebas; tiempo para defenderse; decisión motivada; proporcionalidad de la sanción y posibilidad de impugnarla.
EXPLIQUÉMOSLO CON UN EJEMPLO
Una empresa considera que Juan incumplió reiteradamente su horario.
Tiene registros de ingreso que aparentemente muestran tres llegadas tarde.
La empresa no debería proceder simplemente así:
“Juan, usted llegó tarde tres veces. Queda suspendido dos días.”
La reforma exige un procedimiento previo.
PASO 1. INFORMAR QUE SE ABRE EL PROCESO
La empresa debe comunicar formalmente al trabajador que inició un procedimiento disciplinario.
Es decir, Juan debe saber que existe un proceso en su contra.
PASO 2. DECIR EXACTAMENTE QUÉ SE LE ATRIBUYE
Los hechos, conductas u omisiones deben informarse por escrito.
Por ejemplo:
El día 3 de septiembre registró ingreso a las 8:24 a. m.; el 8 de septiembre a las 8:17 a. m.; y el 12 de septiembre a las 8:31 a. m., cuando el horario establecido era a las 8:00 a. m.
Esto permite que el trabajador sepa exactamente de qué debe defenderse.
No es suficiente una acusación vaga como:
“Ha incumplido reiteradamente sus obligaciones.”
PASO 3. ENTREGARLE LAS PRUEBAS
Este cambio es fundamental.
La empresa debe trasladar al trabajador todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos que se le atribuyen.
Si la empresa tiene:
registros biométricos;
correos electrónicos;
videos;
informes;
memorandos;
documentos;
o cualquier otra prueba utilizada para sustentar la acusación,
el trabajador debe tener oportunidad de conocerla y controvertirla.
PASO 4. DARLE TIEMPO PARA DEFENDERSE
La ley establece ahora un término mínimo:
no puede ser inferior a 5 días.
Durante ese tiempo el trabajador puede:
explicar lo ocurrido;
controvertir las pruebas de la empresa;
y presentar sus propias pruebas.
Esta regla es especialmente importante.
No debería citarse al trabajador a una reunión y exigirle inmediatamente:
“Explíquenos ahora mismo lo sucedido.”
si con ello se desconoce el término mínimo legal para preparar su defensa.
¿Y SI LOS DESCARGOS SON VERBALES?
La ley también contempló esa posibilidad.
Cuando el trabajador presente verbalmente su defensa frente a los hechos investigados, debe elaborarse un acta en la cual se transcriba la versión o los descargos rendidos.
PASO 5. LA EMPRESA DEBE ANALIZAR LA DEFENSA
Escuchar al trabajador no puede convertirse en una simple formalidad.
Supongamos que Juan explica:
“Sí llegué tarde, pero durante esas fechas mi horario había sido cambiado a las 8:30 a. m. por autorización de mi jefe.”
Y presenta mensajes del jefe autorizándolo.
La empresa debe valorar esa información antes de decidir.
Por eso la ley exige que el pronunciamiento definitivo esté debidamente motivado y que identifique específicamente las causas o motivos de la decisión.
PASO 6. LA SANCIÓN DEBE SER PROPORCIONAL
Que exista una falta no significa que cualquier sanción sea válida.
La ley incorporó expresamente el principio de:
proporcionalidad.
La gravedad de la sanción debe guardar relación con los hechos u omisiones demostrados.
PASO 7. EL TRABAJADOR DEBE PODER IMPUGNAR
La nueva regulación exige garantizar:
la posibilidad de impugnar la decisión.
Por eso las empresas deben revisar quién resolverá esa impugnación y cómo funcionará internamente ese procedimiento.
NO SE TRATA SOLAMENTE DE CUMPLIR SIETE PASOS
La reforma también incorporó principios mínimos que deben respetarse durante todo el procedimiento.
Entre ellos están:
dignidad;
presunción de inocencia;
duda a favor del disciplinado;
proporcionalidad;
derecho de defensa;
contradicción de las pruebas;
intimidad;
buena fe;
imparcialidad;
buen nombre;
y
prohibición de sancionar dos veces por el mismo hecho.
¿CUÁNTO PUEDE DEMORARSE LA EMPRESA EN SANCIONAR?
La ley no estableció un número general de días para terminar todo el procedimiento.
Estableció que debe adelantarse dentro de un:
término razonable, atendiendo al principio de inmediatez.
Sin embargo, puede existir un término diferente establecido en:
convención colectiva; laudo arbitral o Reglamento Interno de Trabajo.
Por eso tampoco sería correcto investigar una falta y dejar pasar indefinidamente los meses antes de tomar una decisión.
TRABAJADORES SINDICALIZADOS
Cuando el trabajador esté afiliado a una organización sindical, puede estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa y estén presentes en la diligencia.
Estos representantes pueden velar por el respeto del derecho de defensa y del debido proceso.
TRABAJADORES CON DISCAPACIDAD
La empresa debe adoptar los ajustes razonables necesarios para garantizar que exista comunicación y comprensión recíproca durante el procedimiento disciplinario.
Esto puede ser especialmente relevante cuando la discapacidad afecta la forma en que la persona recibe, comprende o comunica información.
¿SE PUEDE HACER EL PROCESO VIRTUAL?
Sí.
La ley permite utilizar tecnologías de la información y las comunicaciones, siempre que el trabajador tenga esas herramientas a su disposición.
Por tanto, la reforma no obliga a que absolutamente todo procedimiento disciplinario sea presencial.
ATENCIÓN: EXISTE UNA EXCEPCIÓN IMPORTANTE PARA EMPRESAS PEQUEÑAS
El procedimiento completo de siete pasos no aplica de la misma manera a todos los empleadores.
La ley exceptuó a:
trabajadores del hogar
y
micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores, definidas conforme al Decreto 957 de 2019.
Estos empleadores tienen una obligación simplificada.
Deben escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le atribuyen, respetando su derecho de defensa y el debido proceso.
Por eso sería incorrecto decir:
“Toda empresa colombiana, sin excepción, tiene que aplicar exactamente los siete pasos.”
La propia ley estableció esta excepción.
EJEMPLO
Una pequeña tienda tiene cinco trabajadores.
Uno de ellos incurre presuntamente en una falta.
La tienda no queda sometida automáticamente a todo el procedimiento formal de siete etapas previsto para los demás empleadores.
Pero tampoco puede decir:
“Como tengo cinco trabajadores puedo sancionarlo sin escucharlo.”
No.
Debe escucharlo previamente y respetar su derecho de defensa y debido proceso.
EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO TAMBIÉN DEBE CAMBIAR
Este punto merece especial atención porque tiene una fecha límite.
La Ley 2466 fue publicada el 25 de junio de 2025 y ordenó a los empleadores actualizar su Reglamento Interno de Trabajo conforme al nuevo procedimiento dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley.
Por tanto, ese período legal de actualización ya transcurrió en 2026.
Una empresa que todavía conserve en su reglamento el procedimiento disciplinario anterior debería revisarlo inmediatamente.
¿QUÉ DEBE REVISAR LA EMPRESA?
No solamente el Reglamento Interno de Trabajo.
También conviene revisar:
formatos de apertura de investigación;
citaciones a descargos;
procedimiento para entregar pruebas;
término mínimo para defensa;
actas de descargos;
formato de decisión disciplinaria;
criterios para graduar sanciones;
procedimiento de impugnación;
y
archivo de la evidencia del proceso.
UN ERROR MUY COMÚN
La empresa ya tomó la decisión de sancionar y después realiza los descargos únicamente para llenar un requisito.
Ejemplo:
Antes de escuchar a Juan, su jefe escribe:
“Ya decidimos suspenderlo tres días; hagamos mañana los descargos.”
Eso contradice la finalidad del debido proceso.
La defensa debe tener una posibilidad real de influir en la decisión.
Si la decisión ya estaba tomada antes de escuchar y valorar al trabajador, el procedimiento puede convertirse en una simple apariencia de defensa.
¿ESTO TAMBIÉN SIGNIFICA QUE TODO DESPIDO EXIGE LOS SIETE PASOS?
Aquí debemos tener cuidado.
El artículo 115 regula expresamente el procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias.
Por tanto, no debemos transformar automáticamente esta norma en la afirmación de que toda terminación de un contrato de trabajo, cualquiera que sea su causa, exige siempre el mismo procedimiento disciplinario de siete pasos.
Debe analizarse la naturaleza de la decisión, la causal invocada, el Reglamento Interno, las normas especiales y la jurisprudencia aplicable.
Incluso el Ministerio del Trabajo, al desarrollar actuaciones relacionadas con estabilidad reforzada, diferencia las faltas disciplinarias de otras causales objetivas de terminación.
¿A QUIÉN LE APLICA?
Principalmente a empleadores sometidos al Código Sustantivo del Trabajo que pretendan imponer sanciones disciplinarias.
Existe el régimen simplificado mencionado para:
trabajadores del hogar
y
micro y pequeñas empresas con menos de 10 trabajadores.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque una empresa puede tener pruebas suficientes de que el trabajador cometió una falta y, aun así, crear un problema jurídico si desconoce el procedimiento establecido para sancionarlo.
La pregunta empresarial ya no debe ser únicamente:
“¿Tenemos prueba de la falta?”
También debe ser:
“¿Respetamos el procedimiento para demostrarla y sancionarla?”
BASE JURÍDICA
Artículo 7 de la Ley 2466 de 2025: modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció los principios y las etapas mínimas del procedimiento para aplicar sanciones disciplinarias.
ESTADO ACTUAL
La regulación está vigente.
Además, el plazo de doce meses otorgado por la reforma para actualizar el Reglamento Interno de Trabajo conforme al nuevo procedimiento ya se cumplió.
Por eso las empresas que todavía utilicen reglamentos o formatos disciplinarios anteriores a la reforma deberían verificar su actualización.
CONCLUSIÓN
Una sanción disciplinaria ya no debería comenzar preguntando:
“¿Qué castigo le vamos a poner?”
Debe comenzar preguntando:
“¿Qué ocurrió, qué pruebas tenemos y cómo garantizamos que el trabajador pueda defenderse?”
Para las empresas sometidas al procedimiento completo, la secuencia práctica es fácil de recordar:
Abrir → informar los hechos → entregar las pruebas → dar mínimo 5 días para defenderse → valorar la defensa → decidir y motivar → permitir impugnación.
Y antes de iniciar el próximo proceso disciplinario hay una revisión inmediata que toda empresa debería hacer:
abrir su Reglamento Interno de Trabajo y comprobar que el procedimiento que allí aparece corresponde realmente al artículo 115 vigente del Código Sustantivo del Trabajo.
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