REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO: AHORA TAMBIÉN DEBE ESTAR DISPONIBLE POR MEDIO VIRTUAL
Categoría: Laboral – Reglamento Interno de Trabajo Tipo: Ley / lineamiento administrativo Norma: Ley 2466 de 2025, artículo 8 – modificación del artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo Doctrina administrativa: Circular Externa 0082 de 2026 del Ministerio del Trabajo Impacto: Empleadores privados obligados a contar con Reglamento Interno de Trabajo Estado: Vigente
¿QUÉ CAMBIÓ?
Durante muchos años la regla era esencialmente física: la empresa debía fijar copias del Reglamento Interno de Trabajo en lugares visibles.
La reforma laboral agregó una obligación adaptada a la realidad actual:
el Reglamento también debe publicarse a través de un medio virtual al cual los trabajadores puedan acceder en cualquier momento.
No se trata simplemente de que Recursos Humanos tenga un archivo PDF guardado en su computador.
La finalidad es que el trabajador pueda consultar efectivamente el reglamento cuando lo necesite.
¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA?
El artículo 120 vigente establece como regla general la publicación mediante:
dos copias físicas legibles en dos sitios distintos
un medio virtual accesible para los trabajadores en cualquier momento.
Además, la empresa puede cargarlo en su página web, si dispone de ella, o enviarlo mediante canales digitales propios, como el correo electrónico, dejando constancia de la actuación.
EJEMPLO SENCILLO
Una empresa tiene 50 trabajadores.
Actualizó su Reglamento Interno de Trabajo y Recursos Humanos conserva el documento en PDF.
¿Con eso cumplió?
No necesariamente.
Guardar el documento internamente no equivale a ponerlo a disposición de los trabajadores.
La empresa debe implementar un mecanismo virtual mediante el cual ellos puedan consultarlo.
Por ejemplo, según las condiciones de cada organización:
intranet;
plataforma interna de empleados;
repositorio corporativo accesible;
o cualquier otro medio virtual que permita el acceso requerido por la ley.
Adicionalmente, la norma permite utilizar la página web o enviarlo por canales digitales de propiedad del empleador, como el correo electrónico, dejando constancia.
¿BASTA CON ENVIARLO UNA VEZ POR CORREO?
Aquí debemos leer cuidadosamente la norma.
La obligación principal es que exista publicación a través de un medio virtual al cual los trabajadores puedan acceder en cualquier momento.
Separadamente, el artículo señala que el empleador podrá cargarlo en su página web o enviarlo por un canal digital propio, como correo electrónico, dejando constancia.
Por eso es conveniente que la empresa no se limite a pensar:
“Yo envié un correo hace ocho meses y con eso terminé”.
Lo importante es garantizar que el reglamento vigente pueda ser realmente consultado por los trabajadores.
¿DESAPARECIERON LAS COPIAS FÍSICAS?
No.
Este punto es importante porque podría interpretarse equivocadamente que la reforma sustituyó completamente el papel por internet.
La regla general continúa exigiendo:
dos copias legibles en dos sitios distintos
y además:
publicación virtual.
¿QUÉ PASA SI LA EMPRESA TIENE VARIAS SEDES?
Aquí aparece una ventaja práctica de la reforma.
Si existen varios lugares de trabajo separados, tradicionalmente debía hacerse la fijación correspondiente en cada uno.
La nueva norma establece una excepción:
cuando exista publicación del reglamento a través de medio virtual, no será necesario efectuar múltiples publicaciones físicas en cada uno de esos lugares separados.
EJEMPLO
Una empresa tiene:
una sede administrativa en Medellín;
una bodega en Rionegro;
una oficina en Bogotá;
y un punto de operación en Cali.
Si cuenta con un medio virtual mediante el cual todos los trabajadores pueden acceder al Reglamento Interno de Trabajo, la ley permite evitar la multiplicación de publicaciones físicas en cada lugar separado.
Esto hace especialmente útil la nueva regla para empresas con varias sedes.
¿POR QUÉ EL MINISTERIO DEL TRABAJO VOLVIÓ SOBRE ESTE TEMA EN 2026?
El Ministerio del Trabajo expidió la Circular Externa 0082 de 2026, dirigida, entre otros, a empleadores, trabajadores, organizaciones sindicales y autoridades laborales.
Su finalidad es facilitar la interpretación e implementación del nuevo artículo 120.
El Ministerio explica que, antes de la reforma, la publicación estaba estructurada fundamentalmente alrededor de las copias físicas y que la Ley 2466 incorporó expresamente las herramientas tecnológicas como mecanismo de publicación y acceso al Reglamento Interno de Trabajo.
NO CONFUNDAMOS DOS OBLIGACIONES
Después de las noticias anteriores tenemos que separar dos asuntos:
- ACTUALIZAR EL REGLAMENTO
La reforma ordenó adecuarlo al nuevo procedimiento disciplinario.
- PUBLICAR EL REGLAMENTO
El artículo 120 regula cómo debe darse a conocer y mantenerse accesible para los trabajadores.
Una empresa podría haber actualizado perfectamente su procedimiento disciplinario y, sin embargo, incumplir la obligación de publicación.
O podría tener el reglamento perfectamente publicado, pero conservar un procedimiento disciplinario antiguo.
Son controles diferentes.
EJEMPLO PRÁCTICO
La empresa ABC actualizó su Reglamento Interno de Trabajo en junio de 2026.
Incluyó:
nuevo procedimiento disciplinario;
término para defensa;
traslado de pruebas;
decisión motivada;
impugnación.
Perfecto.
Pero dejó el documento archivado en Recursos Humanos.
Entonces solucionó el problema de contenido, pero todavía debe revisar el problema de publicidad y acceso.
¿QUÉ DEBE HACER RECURSOS HUMANOS?
Una revisión sencilla podría hacerse así:
-
Verificar cuál es la última versión del Reglamento Interno de Trabajo.
-
Confirmar que incorpora las modificaciones laborales que correspondan.
-
Retirar o identificar adecuadamente versiones anteriores para evitar confusión.
-
Mantener las publicaciones físicas exigidas por la ley.
-
Publicar la versión vigente en un medio virtual accesible.
-
Verificar que los trabajadores realmente puedan ingresar al medio utilizado.
-
Conservar evidencia de la publicación y de las comunicaciones realizadas.
CUIDADO CON LAS VERSIONES ANTIGUAS
Existe otro problema práctico.
Supongamos que la empresa tiene:
Reglamento 2023 pegado en la cartelera;
Reglamento 2025 enviado por correo;
y
Reglamento 2026 guardado en la intranet.
Un trabajador podría no saber cuál es el vigente.
Por eso el control documental también importa.
La empresa debería identificar claramente:
versión; fecha; vigencia; y medio donde se encuentra el documento actualizado.
¿A QUIÉN LE APLICA?
La modificación está dirigida a los empleadores sometidos al régimen laboral privado que estén obligados a contar con Reglamento Interno de Trabajo.
No significa que absolutamente toda persona que tenga un trabajador esté automáticamente obligada a elaborar un reglamento: la obligación de contar con Reglamento Interno de Trabajo depende de los supuestos establecidos por el Código Sustantivo del Trabajo.
La noticia se refiere a cómo debe publicarse cuando existe esa obligación.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque el Reglamento Interno de Trabajo contiene reglas que pueden afectar directamente la relación entre empresa y trabajador:
horarios;
obligaciones;
prohibiciones;
procedimientos;
faltas;
sanciones;
reclamos;
y demás disposiciones laborales internas.
Por eso no debería existir solamente como un documento administrativo que nadie puede consultar.
La nueva lógica es sencilla:
si una regla interna puede afectar al trabajador, el trabajador debe poder conocerla.
BASE JURÍDICA
Artículo 8 de la Ley 2466 de 2025: modificó el artículo 120 del Código Sustantivo del Trabajo y estableció la publicación física y virtual del Reglamento Interno de Trabajo, regulando además el tratamiento de empresas con varios lugares de trabajo.
Circular Externa 0082 de 2026 del Ministerio del Trabajo: desarrolla lineamientos para facilitar la interpretación e implementación de la nueva obligación de publicación del Reglamento Interno de Trabajo.
ESTADO ACTUAL
La modificación del artículo 120 está vigente.
Por tanto, una empresa que actualmente esté obligada a tener Reglamento Interno de Trabajo debería verificar no solamente que su contenido esté actualizado, sino que también se encuentre publicado por un medio virtual accesible a los trabajadores en cualquier momento, además de cumplir las reglas de publicación física que correspondan.
CONCLUSIÓN
La pregunta ya no es solamente:
“¿La empresa tiene Reglamento Interno de Trabajo?”
Ahora debemos hacer tres preguntas:
¿Está actualizado?
¿Está correctamente publicado?
¿Puede un trabajador consultarlo cuando lo necesite?
Si la respuesta a la última pregunta es:
“Tiene que pedirle el PDF a Recursos Humanos”
la empresa debería revisar su sistema de publicación.
La reforma busca precisamente que el Reglamento Interno de Trabajo deje de ser un documento guardado en una oficina y se convierta en una regla interna realmente disponible para quienes están sometidos a ella.
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