LAS HORAS EXTRAS DEBEN PROBARSE, PERO LA EMPRESA TAMBIÉN ESTÁ OBLIGADA A LLEVAR SU REGISTRO

LAS HORAS EXTRAS DEBEN PROBARSE, PERO LA EMPRESA TAMBIÉN ESTÁ OBLIGADA A LLEVAR SU REGISTRO

Categoría/Tema: Laboral – Horas extras y prueba Tipo: Sentencia y regla legal vigente Impacto: Alto Entidad: Corte Suprema de Justicia – Sala de Casación Laboral Sentencia: SL913-2026 Base jurídica: Artículos 159, 162 y 167A del Código Sustantivo del Trabajo; Ley 2466 de 2025

¿Qué debe tener en cuenta la empresa? La Corte Suprema reiteró en la Sentencia SL913-2026 que quien reclama judicialmente el pago de horas extras debe demostrar de manera clara, completa y precisa que efectivamente trabajó por fuera de su jornada ordinaria.

El juez no puede condenar al empleador calculando horas extras a partir de simples aproximaciones, probabilidades o suposiciones sobre el horario que posiblemente cumplía el trabajador.

Pero esta regla probatoria no significa que el empleador pueda desentenderse del control de la jornada. La legislación vigente le impone expresamente la obligación de llevar un registro del trabajo suplementario realizado por cada trabajador.

¿Qué dijo la Corte sobre la prueba de las horas extras? En SL913-2026 se discutió precisamente quién debía probar el trabajo suplementario. El trabajador sostenía que aplicaciones utilizadas por las empresas para enviar órdenes de instalación y reparación permitían establecer la primera y última actividad desarrollada durante cada jornada y que la carga probatoria debía trasladarse al empleador.

La Corte reiteró su jurisprudencia: para ordenar judicialmente el pago de horas extras, dominicales o festivos debe existir prueba suficientemente precisa de su realización. El juez no puede reconstruir un número probable de horas mediante cálculos hipotéticos.

Por tanto, reclamar horas extras no significa que automáticamente se presuma que fueron trabajadas.

¿Entonces para qué sirve el registro que debe llevar la empresa? Aquí debe diferenciarse la carga de probar una reclamación judicial de la obligación legal que tiene el empleador.

La reforma laboral eliminó la autorización previa del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras, pero simultáneamente estableció el deber empresarial de llevar un registro de trabajo suplementario.

El registro debe permitir identificar al trabajador y el trabajo suplementario realizado, distinguiendo si corresponde a horas extras diurnas o nocturnas. El empleador debe entregar al trabajador que lo solicite una relación de las horas extras laboradas con las especificaciones del registro.

¿No llevar el registro significa que automáticamente deben pagarse todas las horas que reclame el trabajador? No debe llegarse a esa conclusión.

SL913-2026 mantiene la exigencia de demostrar efectivamente el trabajo suplementario. La ausencia del registro empresarial no convierte automáticamente en ciertas todas las horas afirmadas en una demanda.

Pero tampoco significa que incumplir la obligación de registro sea irrelevante. La empresa tiene un deber legal independiente de controlar y documentar el trabajo suplementario.

Por eso deben separarse dos preguntas: ¿el trabajador logró probar las horas extras reclamadas? y ¿el empleador cumplió su obligación legal de registrarlas?

Son problemas relacionados, pero jurídicamente no son idénticos.

¿Cuál es actualmente el límite de horas extras? La Ley 2466 de 2025 establece que las horas extras, diurnas o nocturnas, no pueden exceder de dos horas diarias y doce horas semanales, con las excepciones legales previstas para determinados sectores.

Además, desde el 15 de julio de 2026 culminó la reducción gradual de la jornada ordinaria máxima y esta pasó a 42 horas semanales, sin disminución salarial. Por ello, las empresas deben revisar sus horarios y parametrizaciones: una jornada que anteriormente podía encontrarse dentro del límite ordinario puede producir trabajo suplementario bajo la nueva jornada máxima.

¿A quién aplica? A los empleadores cuyos trabajadores puedan realizar trabajo por fuera de su jornada ordinaria, especialmente empresas con turnos, personal técnico, vendedores, trabajadores de campo, conductores, personal operativo, servicios de mantenimiento y trabajadores que reciben órdenes mediante aplicaciones, teléfonos o plataformas digitales.

También interesa directamente a las áreas de nómina y talento humano, porque desde julio de 2026 deben administrar conjuntamente la jornada máxima de 42 horas, los límites del trabajo suplementario y su correspondiente registro.

¿Por qué importa? Porque muchas empresas todavía administran las horas extras únicamente a partir de novedades manuales enviadas a nómina al final del mes.

El riesgo aparece cuando existen otros sistemas empresariales que dejan una trazabilidad diferente: marcaciones biométricas, ingreso a instalaciones, órdenes de servicio, GPS, aplicaciones corporativas, apertura de caja, conexión a sistemas o comunicaciones relacionadas con la actividad laboral.

En un proceso judicial esos elementos pueden entrar en la discusión probatoria.

La mejor defensa empresarial no consiste en confiar en que el trabajador tendrá dificultades para probar las horas extras, sino en que la propia empresa pueda reconstruir con precisión la jornada realmente trabajada.

Ejemplo práctico: Un técnico tiene jornada ordinaria hasta las 5:00 p. m., pero durante varios meses recibe y ejecuta órdenes de servicio mediante la aplicación empresarial después de esa hora.

Posteriormente reclama 300 horas extras.

No sería suficiente afirmar simplemente que “siempre trabajaba hasta tarde” para que el juez reconozca automáticamente las 300 horas. Debe existir prueba que permita establecer con precisión cuándo se produjo el trabajo suplementario.

Pero la empresa tampoco debería llegar al proceso sin información. Si su propia aplicación registra hora de asignación, aceptación y cierre de cada servicio, esos datos pueden resultar relevantes para reconstruir lo realmente ocurrido.

Regla práctica para la empresa: Desde la reducción de la jornada a 42 horas semanales, revise nuevamente todos los horarios y turnos. Luego asegúrese de que el sistema utilizado permita registrar trabajador, fecha, hora ordinaria, hora adicional efectivamente laborada y naturaleza diurna o nocturna del trabajo suplementario.

No dependa exclusivamente de una planilla elaborada meses después.

Cruce periódicamente el registro de horas extras con marcaciones, turnos, órdenes de servicio y demás sistemas operativos que puedan evidenciar la jornada real.

Estado actual: La Sentencia SL913-2026 mantiene la jurisprudencia según la cual el reconocimiento judicial de horas extras exige una demostración clara y precisa del trabajo efectivamente realizado por fuera de la jornada ordinaria; no procede determinarlo mediante simples suposiciones. Paralelamente, la legislación vigente obliga al empleador a llevar un registro del trabajo suplementario. Desde el 15 de julio de 2026 la jornada máxima general culminó su reducción a 42 horas semanales, y el límite general del trabajo suplementario permanece en dos horas diarias y doce semanales, sin perjuicio de las excepciones legales.