LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA NO ES POR SÍ SOLA LA BASE GRAVABLE DEL ICA: LA EMPRESA DEBE CONCILIARLA CON LA CONTABILIDAD Y LAS REGLAS DE RECONOCIMIENTO

LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA NO ES POR SÍ SOLA LA BASE GRAVABLE DEL ICA: LA EMPRESA DEBE CONCILIARLA CON LA CONTABILIDAD Y LAS REGLAS DE RECONOCIMIENTO

Categoría: Tributaria – ICA / Facturación electrónica / Contabilidad Tipo: Norma nacional / Aplicación práctica Impacto: Alto Base jurídica: Artículo 196 y parágrafo 3 del Decreto Ley 1333 de 1986, modificado por el artículo 342 de la Ley 1819 de 2016; artículos 28 y 21-1 del Estatuto Tributario; Decreto 2420 de 2015 y marco técnico contable aplicable.

¿QUÉ DEBE TENER EN CUENTA LA EMPRESA?

El valor total de las facturas electrónicas expedidas durante un período constituye una fuente importante de información tributaria, pero no debe confundirse automáticamente con la base gravable del impuesto de industria y comercio.

La base del ICA debe determinarse aplicando las reglas establecidas por la legislación que regula el impuesto.

Para los períodos sometidos al artículo 196 del Decreto Ley 1333 de 1986 en su versión modificada por la Ley 1819 de 2016, el parágrafo 3 dispone expresamente que las reglas previstas en el artículo 28 del Estatuto Tributario se aplicarán, en lo pertinente, para determinar los ingresos (valores que incrementan el patrimonio).

Para los obligados a llevar contabilidad, el artículo 28 establece como regla general que los ingresos (valores que incrementan el patrimonio) realizados fiscalmente son los devengados contablemente durante el año o período gravable, sin perjuicio de las excepciones previstas por la propia legislación tributaria.

Por eso, facturación, reconocimiento contable y recaudo deben conciliarse, pero no pueden tratarse automáticamente como conceptos equivalentes.

¿A QUIÉN APLICA?

A empresas y demás contribuyentes del ICA obligados a expedir factura electrónica y, especialmente, a quienes presentan diferencias entre el total facturado, los ingresos (valores que incrementan el patrimonio) reconocidos contablemente y los valores utilizados para determinar la declaración territorial.

También resulta relevante para contadores, revisores fiscales y responsables tributarios que deben atender cruces de información efectuados por municipios y distritos.

¿POR QUÉ IMPORTA?

Porque una factura cumple funciones tributarias y documentales importantes, pero su expedición no reemplaza el análisis de la naturaleza económica de la operación ni las reglas legales que determinan el período en el cual existe un ingreso (valor que incrementa el patrimonio).

Pueden existir diferencias legítimas entre facturación y contabilidad por anticipos, notas crédito, anulaciones, operaciones reconocidas en períodos diferentes, recursos recibidos por cuenta de terceros u otras situaciones debidamente soportadas.

También puede ocurrir lo contrario: una operación puede satisfacer los criterios para reconocer un ingreso (valor que incrementa el patrimonio) durante un período aunque su facturación o recaudo se produzca posteriormente.

Por eso una diferencia entre la factura electrónica y la declaración de ICA debe ser investigada y conciliada. No debe presumirse automáticamente que la diferencia corresponde a ingresos (valores que incrementan el patrimonio) omitidos.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa presenta durante el año facturación electrónica por $1.200 millones.

Al cierre contable aparecen $1.080 millones reconocidos como ingresos (valores que incrementan el patrimonio).

La diferencia es de $120 millones.

Tomar directamente los $1.200 millones como base del ICA sin revisar las operaciones que explican los $120 millones puede producir una determinación incorrecta.

La empresa encuentra que una parte corresponde a valores facturados anticipadamente cuya obligación frente al cliente todavía se encontraba pendiente al cierre, otra parte corresponde a notas crédito y otra a recursos recibidos por cuenta de terceros.

Cada partida debe revisarse individualmente.

Después de establecer su naturaleza y aplicar las reglas de reconocimiento correspondientes podrá determinarse cuáles valores constituyen ingresos (valores que incrementan el patrimonio), a qué período pertenecen y cuáles deben formar parte de la base gravable conforme a la legislación del ICA.

DECISIÓN PRÁCTICA PARA LA EMPRESA

No espere a recibir un requerimiento municipal para explicar las diferencias.

Realice una conciliación periódica entre facturación electrónica, notas crédito, contabilidad, recaudos y declaración de ICA.

La conciliación debería identificar el documento que origina cada diferencia, la naturaleza de la operación, el tratamiento contable aplicado, el período de reconocimiento y la regla tributaria que justifica su inclusión o tratamiento diferente.

Una diferencia sin explicación constituye un riesgo de fiscalización.

Una diferencia identificada, jurídicamente analizada y documentalmente soportada permite demostrar por qué facturación, contabilidad y base gravable pueden presentar valores distintos sin que ello implique automáticamente una omisión tributaria.

ESTADO ACTUAL

La facturación electrónica constituye información tributaria relevante y puede ser utilizada para labores de control y fiscalización, pero la base gravable del ICA debe determinarse conforme a las normas que regulan específicamente el impuesto.

Continúa vigente el parágrafo 3 del artículo 196 del Decreto Ley 1333 de 1986, que ordena aplicar, en lo pertinente, las reglas del artículo 28 del Estatuto Tributario para determinar los ingresos (valores que incrementan el patrimonio).

Por tanto, para los obligados a llevar contabilidad, la conciliación entre facturación electrónica y declaración de ICA debe incorporar el análisis del devengo contable, las reglas fiscales aplicables, las exclusiones legales y la naturaleza real de las operaciones.

La factura es una fuente de información y control; no sustituye por sí sola el procedimiento legal para determinar la base gravable del ICA.