LA DIAN NO PUEDE EXIGIR DOCUMENTO DE FECHA CIERTA PARA PROBAR PASIVOS DE QUIENES LLEVAN CONTABILIDAD

LA DIAN NO PUEDE EXIGIR DOCUMENTO DE FECHA CIERTA PARA PROBAR PASIVOS DE QUIENES LLEVAN CONTABILIDAD

Categoría/Tema: Tributario – Pasivos, contabilidad y prueba Tipo: Sentencia Impacto: Alto Fecha: 12 de febrero de 2026 Entidad: Consejo de Estado – Sección Cuarta Expediente: 28375

¿Qué cambió? El Consejo de Estado precisó una diferencia probatoria fundamental para efectos del impuesto sobre la renta: los contribuyentes obligados a llevar contabilidad no tienen que demostrar sus pasivos mediante documentos de fecha cierta. Ese requisito corresponde a los contribuyentes no obligados a llevar libros de contabilidad.

Sin embargo, esto no significa que registrar una deuda en la contabilidad sea suficiente por sí solo. Para quienes están obligados a llevar contabilidad, los pasivos deben estar respaldados por documentos idóneos que permitan comprobar su existencia, vigencia, naturaleza y valor al cierre del período gravable.

¿Cómo se prueba entonces un pasivo? Los artículos 770 y 771 del Estatuto Tributario establecen las reglas especiales para demostrar deudas o pasivos fiscales. La sentencia recuerda que, tratándose de contribuyentes obligados a llevar contabilidad, la prueba principal está constituida por documentos idóneos que respalden la deuda.

Además, para que la contabilidad tenga eficacia probatoria deben cumplirse las condiciones previstas por la legislación tributaria. No basta que exista una cuenta denominada “proveedores”, “cuentas por pagar” o “acreedores”: los registros deben estar respaldados por comprobantes externos capaces de demostrar la obligación con el tercero.

Esos soportes deben permitir identificar, entre otros elementos, qué pasivo existe, quién es el acreedor, cuál es su valor y si la obligación continuaba vigente al cierre del período fiscal.

¿Qué ocurre si no existe la prueba principal? La sentencia recuerda una alternativa especialmente importante. El artículo 771 del Estatuto Tributario permite que el contribuyente obligado a llevar contabilidad que no cuente con los documentos idóneos exigidos como prueba principal pueda acudir a una prueba supletoria.

Para ello debe demostrarse que las cantidades correspondientes al pasivo y sus rendimientos fueron oportunamente declarados por el beneficiario de la obligación.

Esto significa que la ausencia del soporte principal no conduce necesariamente, en todos los casos, al rechazo automático del pasivo. Primero debe verificarse si legalmente procede y puede acreditarse la prueba supletoria prevista en el Estatuto Tributario.

¿Y el documento de fecha cierta? Aquí está una de las reglas más útiles de la sentencia. El Consejo de Estado señaló expresamente que la fecha cierta no constituye una exigencia probatoria para los contribuyentes del impuesto sobre la renta obligados a llevar contabilidad.

El requisito de documentos de fecha cierta previsto en el artículo 770 del Estatuto Tributario corresponde a quienes no están obligados a llevar contabilidad.

Por tanto, la DIAN no puede trasladar indistintamente ese requisito de un grupo de contribuyentes al otro. Primero debe determinar si el sujeto estaba o no obligado a llevar contabilidad durante el período fiscal analizado.

¿A quién aplica? La decisión interesa directamente a sociedades, comerciantes y demás contribuyentes obligados a llevar contabilidad que declaren préstamos, proveedores, cuentas por pagar y otros pasivos fiscales.

También es relevante para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad, precisamente porque para ellas el régimen probatorio es diferente y el requisito de fecha cierta sí puede resultar determinante conforme al artículo 770 del Estatuto Tributario.

¿Por qué importa? Porque los pasivos disminuyen el patrimonio líquido fiscal y pueden producir efectos importantes en la determinación de diferentes obligaciones tributarias. Por eso, durante una fiscalización la DIAN puede exigir que el contribuyente demuestre que las deudas declaradas realmente existían al 31 de diciembre y no corresponden simplemente a registros contables sin respaldo.

Pero la Administración también debe aplicar correctamente el régimen probatorio. No puede exigir a una sociedad obligada a llevar contabilidad un requisito que la ley estableció para contribuyentes que no llevan libros.

La pregunta correcta no es únicamente “¿la deuda aparece contabilizada?”, sino también “¿qué documento demuestra que esa deuda existía y permanecía vigente al cierre del período?”

Ejemplo práctico: Una empresa presenta su declaración de renta con $400 millones en cuentas por pagar a proveedores al 31 de diciembre. Durante una fiscalización, la DIAN solicita demostrar esos pasivos.

La empresa no debería limitarse a imprimir el balance y mostrar la cuenta contable por $400 millones. Debe poder relacionar cada obligación con facturas, contratos, estados de cuenta, comprobantes y demás documentos que permitan identificar al acreedor, el origen de la deuda, su cuantía y su existencia al cierre.

Pero si la DIAN pretende rechazar esos pasivos exclusivamente porque los documentos aportados no tienen fecha cierta, primero debe considerar que la empresa está obligada a llevar contabilidad. Ese requisito no puede imponérsele como si se tratara de un contribuyente no obligado a llevar libros.

Regla práctica para la empresa: Al cierre fiscal no concilie únicamente el saldo contable de proveedores y cuentas por pagar. Prepare también la prueba del pasivo: identifique acreedor, documento que originó la obligación, valor pendiente, fecha, movimiento posterior y evidencia de que la deuda seguía vigente al 31 de diciembre.

Y si la DIAN rechaza un pasivo por falta de documento de fecha cierta, verifique primero si ese requisito legal realmente corresponde al tipo de contribuyente fiscalizado.

Estado actual: Criterio jurisprudencial de la Sección Cuarta contenido en la sentencia del 12 de febrero de 2026, expediente 28375. Para los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, los pasivos deben acreditarse mediante documentos idóneos que demuestren su existencia y vigencia al cierre del período; si falta la prueba principal, debe analizarse la prueba supletoria del artículo 771 del Estatuto Tributario. La exigencia de documentos de fecha cierta del artículo 770 no corresponde a los contribuyentes obligados a llevar contabilidad.