INVENTARIOS PERDIDOS O FUERA DEL CONTROL FÍSICO: NO PUEDEN ELIMINARSE DE LA CONTABILIDAD SIN ANALIZAR PRIMERO SI PROCEDE SU BAJA

INVENTARIOS PERDIDOS O FUERA DEL CONTROL FÍSICO: NO PUEDEN ELIMINARSE DE LA CONTABILIDAD SIN ANALIZAR PRIMERO SI PROCEDE SU BAJA

Categoría: Contabilidad Tipo: Doctrina contable Impacto: Empresas que manejan inventarios, administradores, contadores y revisores fiscales Fecha: 26 de marzo de 2026 Entidad: Consejo Técnico de la Contaduría Pública —CTCP— Base jurídica: Concepto CTCP 2026-0055 del 26 de marzo de 2026; Decreto 2420 de 2015; NIIF para las PYMES, especialmente Sección 13 — Inventarios y principios aplicables al reconocimiento y baja de activos.

¿QUÉ CAMBIÓ?

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública analizó en 2026 cuándo procede dar de baja inventarios que ya no se encuentran físicamente en poder de una empresa.

El caso consultado correspondía a una entidad del Grupo 2 cuyos bienes habían sido objeto de medidas judiciales de embargo y secuestro y posteriormente quedaron bajo administración estatal.

La precisión del CTCP tiene una aplicación empresarial más amplia: la ausencia física de un inventario no determina automáticamente su baja contable.

La empresa debe analizar los hechos y establecer si conserva derechos, control económico o posibilidades de recuperación sobre los bienes y si estos continúan cumpliendo las condiciones para ser reconocidos como activos.

Por tanto, contabilidad no debería eliminar una existencia simplemente porque el inventario físico no coincide con el saldo registrado.

Debe investigarse primero qué ocurrió con los bienes.

¿A QUIÉN APLICA?

A empresas que reconocen inventarios y enfrentan situaciones como pérdidas físicas, faltantes, robos, incautaciones, embargos, secuestros judiciales, mercancías deterioradas, mercancías entregadas a terceros o bienes cuya ubicación no puede determinarse.

El Concepto 2026-0055 analiza específicamente una entidad perteneciente al Grupo 2.

Para empresas sometidas a otros marcos técnicos debe aplicarse la norma correspondiente, conservando la necesidad de evaluar la realidad económica antes de eliminar un activo de los estados financieros.

¿POR QUÉ IMPORTA?

Porque existen dos errores posibles.

El primero consiste en mantener indefinidamente en inventarios bienes que ya no existen o respecto de los cuales la empresa perdió definitivamente los derechos económicos correspondientes.

El segundo consiste en eliminarlos inmediatamente de la contabilidad solamente porque dejaron de encontrarse físicamente en las instalaciones.

Una medida judicial, por ejemplo, puede restringir la disponibilidad física de un activo sin que necesariamente desaparezcan todos los derechos de la empresa sobre ese bien.

Por eso debe diferenciarse entre posesión física, restricciones sobre el activo y pérdida efectiva de los derechos que justifican su reconocimiento.

Además, antes de concluir que procede una baja total debe evaluarse si existe deterioro.

Baja y deterioro no son conceptos equivalentes.

El deterioro reduce el valor reconocido de un activo cuando su importe recuperable o valor realizable correspondiente ha disminuido.

La baja elimina el activo de los estados financieros cuando dejan de cumplirse las condiciones que justificaban mantenerlo reconocido.

EJEMPLO PRÁCTICO

Una empresa tiene mercancías registradas por $200 millones.

Durante el inventario físico descubre que mercancías por $40 millones no se encuentran en la bodega.

No sería correcto registrar inmediatamente:

Pérdida de inventarios: $40 millones.

Crédito a inventarios: $40 millones.

Primero debe investigar qué ocurrió.

Supongamos que posteriormente descubre que las mercancías fueron trasladadas a una bodega de un operador logístico y siguen siendo propiedad de la empresa.

No existe razón para dar de baja el inventario únicamente porque físicamente no estaba en las instalaciones principales.

Ahora supongamos que la investigación demuestra que la mercancía fue hurtada, no existe posibilidad razonable de recuperación y la empresa perdió definitivamente los beneficios económicos asociados con esos bienes.

En ese escenario debe evaluarse la baja correspondiente y reconocer contablemente sus efectos conforme al marco técnico aplicable.

Si existe una reclamación ante una aseguradora, ese posible derecho debe analizarse separadamente. No debería compensarse automáticamente la pérdida del inventario con una indemnización que todavía no cumple los requisitos para ser reconocida.

DECISIÓN PRÁCTICA PARA LA EMPRESA

Cuando aparezca una diferencia entre el inventario físico y el contable, la empresa debería suspender cualquier ajuste automático hasta determinar la causa.

Debe establecer:

qué bienes faltan;

cuál es su valor contable;

dónde deberían encontrarse;

quién tenía su custodia;

si fueron vendidos, trasladados, destruidos, hurtados, embargados o entregados a terceros;

si la empresa conserva derechos sobre ellos;

si existe posibilidad de recuperación;

si procede reconocer deterioro;

y finalmente si existen condiciones suficientes para efectuar la baja.

La conclusión debe quedar soportada documentalmente.

El acta de inventario físico demuestra la existencia de una diferencia, pero no necesariamente explica la causa ni determina por sí sola el tratamiento contable.

La empresa debe conservar los documentos que permitan reconstruir qué ocurrió con los bienes y por qué se decidió mantenerlos, deteriorarlos o darlos de baja.

También debe realizarse separadamente el análisis tributario.

Que contablemente proceda reconocer una pérdida o dar de baja un inventario no significa automáticamente que ese valor sea fiscalmente deducible. La aceptación tributaria depende de los requisitos establecidos por la legislación fiscal.

ESTADO ACTUAL

El Concepto CTCP 2026-0055 del 26 de marzo de 2026 confirma que la baja de inventarios debe sustentarse en el análisis de los hechos y en el marco técnico aplicable. La ausencia física de los bienes no constituye, por sí sola, fundamento suficiente para eliminar automáticamente el activo de la contabilidad. La entidad debe establecer si conserva derechos y beneficios económicos sobre los bienes, evaluar cuando corresponda su deterioro y documentar adecuadamente cualquier decisión de baja.