HORAS EXTRAS: YA NO REQUIEREN PERMISO PREVIO DEL MINISTERIO, PERO DEBEN QUEDAR REGISTRADAS Y PAGADAS
Categoría: Laboral – Jornada y nómina Tipo: Ley vigente Norma: Ley 2466 de 2025, artículos 12 y 13 Impacto: Empleadores y trabajadores que realizan trabajo suplementario Estado: Vigente
¿QUÉ CAMBIÓ?
La reforma laboral hizo dos modificaciones importantes en materia de horas extras:
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Eliminó la necesidad de obtener permiso previo del Ministerio del Trabajo para laborarlas.
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Reforzó la obligación del empleador de llevar un registro individual del trabajo suplementario realizado por cada trabajador.
Por tanto, menos trámite previo no significa menos control.
La empresa puede autorizar trabajo suplementario sin solicitar previamente el antiguo permiso ministerial, pero debe poder demostrar quién trabajó las horas, qué actividad realizó, cuántas fueron, si fueron diurnas o nocturnas y que fueron efectivamente pagadas.
EXPLIQUÉMOSLO CON UN EJEMPLO
Una empresa recibe un pedido extraordinario y necesita que cinco trabajadores permanezcan dos horas adicionales.
Antes existía un régimen en el cual, para las actividades sometidas a la regla general, exceder la jornada máxima requería autorización expresa del Ministerio del Trabajo.
Con la reforma:
ya no se requiere ese permiso previo.
Pero eso no significa:
“Entonces las horas extras quedaron sin control.”
La empresa debe registrarlas y pagarlas correctamente.
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBE CONTENER EL REGISTRO?
Por cada trabajador debe identificarse:
nombre;
actividad desarrollada;
número de horas extras trabajadas;
y
si fueron diurnas o nocturnas.
La ley permite que el registro se organice de acuerdo con las necesidades y condiciones propias de cada empresa.
¿ENTONCES TENGO QUE COMPRAR UN SOFTWARE ESPECIAL?
La norma no impone un programa determinado.
Una empresa puede estructurar el control según sus condiciones.
Lo importante no es solamente la herramienta utilizada, sino que el registro permita establecer claramente:
quién trabajó + qué hizo + cuánto tiempo adicional trabajó + cuándo fue trabajo diurno o nocturno.
Una pequeña empresa puede tener un mecanismo mucho más sencillo que una compañía con 2.000 trabajadores.
EL TRABAJADOR PUEDE PEDIR EL REGISTRO
Este punto es especialmente importante.
Cuando el trabajador solicite la relación de sus horas extras, el empleador debe entregársela con las especificaciones anteriores.
Y debe acompañarla con:
el soporte que acredite el correspondiente pago.
Esto convierte el registro en algo mucho más importante que una simple planilla administrativa.
Debe poder compararse:
hora trabajada
contra
hora pagada.
EJEMPLO
Carlos considera que durante agosto trabajó:
18 horas extras.
En su nómina aparecen pagadas:
10 horas.
Solicita el registro.
La empresa debería poder mostrar cuáles horas registró y acompañar la información con el soporte correspondiente al pago.
Si existen diferencias, ya no estaremos simplemente frente a una discusión de memoria entre:
“Yo creo que trabajé más”
y
“La empresa cree que fueron menos”.
Existirá un registro que debe permitir reconstruir lo ocurrido.
TAMBIÉN PUEDE PEDIRLO UNA AUTORIDAD
El registro debe aportarse cuando sea requerido por:
autoridades judiciales
o
autoridades administrativas.
Si el empleador no lo presenta cuando es requerido, la autoridad administrativa del trabajo puede imponer las sanciones correspondientes.
¿CUÁNTAS HORAS EXTRAS SE PUEDEN TRABAJAR?
La Ley 2466 mantuvo expresamente un límite general:
máximo 2 horas extras diarias
y
máximo 12 horas extras semanales.
Ese límite comprende trabajo suplementario:
diurno o nocturno.
EJEMPLO MUY SENCILLO
Un trabajador hace:
Lunes: 2 horas extras
Martes: 2
Miércoles: 2
Jueves: 2
Viernes: 2
Sábado: 2
Total:
12 horas extras semanales.
Alcanzó el límite general semanal.
No podría justificarse una hora adicional diciendo:
“Pero todavía no superó dos horas extras ese día.”
Hay dos controles simultáneos:
límite diario: 2
y
límite semanal: 12.
EXISTEN EXCEPCIONES EXPRESAS
La propia Ley 2466 excluyó de este límite general:
sector de seguridad, conforme a la Ley 1920 de 2018 y sus decretos reglamentarios;
y
sector salud, conforme a su normatividad vigente.
Esto no significa que esos sectores puedan manejar jornadas sin límites.
Significa que no debemos aplicarles automáticamente la regla general de 2 horas diarias y 12 semanales sin revisar su regulación especial.
¿CUÁNTO SE PAGA?
Debemos diferenciar nuevamente día y noche.
El Código Sustantivo del Trabajo establece:
Hora extra diurna: recargo del 25 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.
Hora extra nocturna: recargo del 75 % sobre el valor de la hora ordinaria diurna.
EJEMPLO FÁCIL
Supongamos únicamente para entender el cálculo que una hora ordinaria vale:
$10.000.
Una hora extra diurna sería:
$10.000 + 25 % = $12.500.
Una hora extra nocturna sería:
$10.000 + 75 % = $17.500.
Por eso tampoco basta con registrar:
“Carlos trabajó 10 horas extras.”
Hay que saber cuáles fueron diurnas y cuáles nocturnas, porque no necesariamente tienen el mismo valor.
¿Y QUÉ PASA AHORA QUE LA NOCHE COMIENZA A LAS 7:00 P. M.?
Aquí se conectan las dos noticias.
Supongamos que la jornada ordinaria de Ana termina a las:
6:00 p. m.
Pero ese día trabaja hasta las:
9:00 p. m.
Si efectivamente esas tres horas constituyen trabajo suplementario, tendremos que mirar también la franja horaria:
6:00 p. m. a 7:00 p. m. → extra diurna.
7:00 p. m. a 9:00 p. m. → extra nocturna.
No deberían liquidarse las tres exactamente igual.
¿QUÉ PASA SI LA EMPRESA NO PAGA LAS HORAS EXTRAS?
Aquí aparece una consecuencia nueva particularmente importante.
Si se demuestra que el empleador no remunera a sus trabajadores el trabajo suplementario, el Ministerio del Trabajo puede imponerle como sanción:
suspender durante seis meses la facultad de autorizar trabajo suplementario.
Y esto opera sin perjuicio de las demás sanciones establecidas por la ley.
¿QUÉ SIGNIFICA ESO EN LA PRÁCTICA?
Imaginemos una empresa cuya operación depende habitualmente de horas extras.
Si se demuestra que no las está pagando correctamente, el problema no se limita a:
“pague lo que debe”.
Puede enfrentarse también a una medida que le impida autorizar trabajo suplementario durante seis meses.
Para una operación industrial, logística, comercial o de servicios que dependa de extensiones de jornada, eso puede tener un efecto operativo importante.
OJO: ELIMINAR EL PERMISO NO SIGNIFICA QUE EL EMPLEADOR PUEDA EXCEDER LOS LÍMITES
Esta es probablemente la confusión más peligrosa.
La reforma dijo:
no necesita permiso previo del Ministerio.
No dijo:
puede ordenar todas las horas extras que quiera.
Siguen existiendo:
jornada máxima;
límites al trabajo suplementario;
recargos;
registro;
descansos;
y las demás garantías laborales aplicables.
TAMPOCO TODA HORA DESPUÉS DEL HORARIO ES AUTOMÁTICAMENTE IGUAL
Aquí el control interno es importante.
Ejemplo:
Un trabajador termina su jornada a las 5:00 p. m., pero permanece hasta las 7:00 p. m. dentro de las instalaciones.
La sola presencia física no resuelve automáticamente toda la discusión.
Debe establecerse si durante ese período realmente estuvo:
trabajando, ejecutando actividades o permaneciendo a disposición del empleador en condiciones jurídicamente relevantes.
Precisamente por eso resulta conveniente que la empresa tenga procedimientos claros para:
autorizar, registrar y verificar el trabajo suplementario.
UN ERROR EMPRESARIAL MUY COMÚN
El jefe escribe por WhatsApp:
“Necesito que hoy todos se queden dos horas más.”
Los trabajadores permanecen.
Pero Recursos Humanos nunca recibe la información.
Al final del mes:
la operación sabe que hubo horas extras, pero nómina no.
Con el nuevo sistema de registro, esa desconexión interna se vuelve especialmente riesgosa.
La empresa necesita que:
jefe inmediato → registro → nómina → pago
formen una sola cadena de información.
CONTROL SENCILLO PARA UNA EMPRESA
Puede implementarse una matriz como:
Trabajador | fecha | jornada ordinaria | hora adicional inicial | hora adicional final | extra diurna | extra nocturna | actividad realizada | autorizado por | período de nómina | fecha de pago.
Así pueden cruzarse tres datos:
lo trabajado
lo registrado
lo pagado.
¿A QUIÉN LE APLICA?
A los empleadores y trabajadores sometidos al régimen laboral privado respecto del trabajo suplementario regulado por el Código Sustantivo del Trabajo.
Debe revisarse separadamente la situación de trabajadores excluidos de la regulación sobre jornada máxima y los sectores que tienen reglas especiales.
Y específicamente respecto del límite de 2 horas diarias y 12 semanales, la propia Ley 2466 exceptúa los sectores de seguridad y salud, sujetos a sus normas especiales.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque la reforma cambió el sistema de control:
ANTES: existía autorización previa del Ministerio para exceder la jornada en los casos sometidos a esa regla.
AHORA: se elimina ese permiso previo, pero la empresa asume directamente una obligación reforzada de registrar, soportar y pagar correctamente el trabajo suplementario.
BASE JURÍDICA
Artículo 12 de la Ley 2466 de 2025: modificó el numeral 2 del artículo 162 del Código Sustantivo del Trabajo. Regula el registro individual de horas extras, su entrega al trabajador y a las autoridades y elimina el permiso previo del Ministerio del Trabajo.
Artículo 13 de la Ley 2466 de 2025: modificó el artículo 22 de la Ley 50 de 1990. Mantiene el límite general de 2 horas extras diarias y 12 semanales y establece las excepciones para seguridad y salud.
ESTADO ACTUAL
Las modificaciones están vigentes.
Las empresas ya no necesitan solicitar autorización previa al Ministerio del Trabajo para laborar horas extras, pero deben mantener el registro exigido por la nueva regulación y cumplir los límites y pagos correspondientes.
CONCLUSIÓN
La reforma simplificó un trámite, pero aumentó la importancia del control interno.
La regla para una empresa puede resumirse así:
Ya no pida permiso al Ministerio para cada autorización de horas extras.
Pero:
autorícelas internamente + regístrelas + diferencie día y noche + controle 2 horas diarias y 12 semanales cuando aplique + pague correctamente + conserve el soporte.
Y hay una prueba muy sencilla para revisar si el sistema funciona:
escoja hoy un trabajador que hizo horas extras el mes pasado y trate de reconstruir, únicamente con los documentos de la empresa, qué día las trabajó, cuántas fueron, cuáles fueron nocturnas y dónde aparece su pago.
Si no puede hacerlo fácilmente, el control de horas extras necesita revisión.
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