ESTADOS FINANCIEROS: FIRMAR COMO CONTADOR NO SIGNIFICA ASUMIR LA RESPONSABILIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL
Categoría: Contabilidad Tipo: Doctrina contable Impacto: Representantes legales, contadores públicos, revisores fiscales y empresas obligadas a preparar estados financieros Fecha: 2026 Entidad: Consejo Técnico de la Contaduría Pública —CTCP— Base jurídica: Doctrina CTCP 2026 sobre certificación de estados financieros; artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995; Ley 43 de 1990; Decreto 2420 de 2015.
¿QUÉ CAMBIÓ?
Durante 2026 el Consejo Técnico de la Contaduría Pública volvió a precisar una diferencia fundamental en la preparación y presentación de estados financieros: la responsabilidad del representante legal, la del contador público y la del revisor fiscal no son iguales.
Los estados financieros certificados deben estar suscritos por el representante legal y por el contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon.
Con su certificación, ambos declaran que verificaron previamente las afirmaciones contenidas en los estados financieros y que estas fueron tomadas fielmente de los libros.
Esto significa que la certificación no corresponde exclusivamente al contador.
El representante legal también participa directamente en ella.
Distinta es la función del revisor fiscal.
Cuando existe obligación de dictaminar los estados financieros, el revisor fiscal emite una opinión profesional independiente sobre ellos.
Por tanto, preparar, certificar y dictaminar son actuaciones diferentes.
¿A QUIÉN APLICA?
A las sociedades y demás entidades que preparan estados financieros y particularmente a sus representantes legales y contadores.
También resulta aplicable a revisores fiscales cuando exista obligación legal o estatutaria de contar con este órgano de fiscalización.
La responsabilidad debe analizarse según la función desempeñada.
El contador que participa en la preparación de los estados financieros no sustituye al representante legal en las responsabilidades que legalmente le corresponden.
De igual manera, el revisor fiscal no debe asumir la preparación de la información que posteriormente tendrá que examinar de manera independiente.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque en muchas empresas se considera que los estados financieros son responsabilidad exclusiva del contador.
Esa interpretación es incorrecta.
La administración es responsable de la información financiera de la entidad.
El contador participa profesionalmente en su preparación y certificación conforme a sus funciones, pero la firma del contador no libera al representante legal de su responsabilidad.
La separación resulta todavía más importante cuando existe revisor fiscal.
Si el mismo profesional que debe emitir una opinión independiente termina tomando las decisiones contables de la administración o preparando materialmente la información que posteriormente audita, puede comprometerse la independencia necesaria para desarrollar la función de aseguramiento.
EJEMPLO PRÁCTICO
Una sociedad prepara sus estados financieros de cierre.
El contador realiza las conciliaciones, registra los ajustes correspondientes y prepara el estado de situación financiera, estado de resultados y demás información requerida.
El representante legal recibe los documentos y responde:
“Yo no necesito revisarlos porque ya los firmó el contador”.
Ese procedimiento no corresponde al esquema establecido por la Ley 222 de 1995.
Antes de certificar los estados financieros, tanto el representante legal como el contador deben verificar las afirmaciones contenidas en ellos y declarar que las cifras fueron tomadas fielmente de los libros.
Ahora supongamos que la sociedad tiene revisor fiscal.
El revisor fiscal examina posteriormente los estados financieros y, si corresponde, emite su dictamen.
Su firma cumple una función diferente de las firmas mediante las cuales representante legal y contador certifican los estados financieros.
DECISIÓN PRÁCTICA PARA LA EMPRESA
Antes de firmar los estados financieros, la empresa debería establecer un procedimiento formal de cierre.
Contabilidad debe entregar a la administración las conciliaciones, soportes de ajustes, estimaciones, deterioros, provisiones y demás partidas relevantes utilizadas para construir los estados financieros.
El representante legal debería revisar esa información antes de certificarla y solicitar explicación sobre las partidas materiales o inusuales.
El contador debe verificar que los estados financieros correspondan efectivamente a los registros y libros y que hayan sido preparados conforme al marco técnico aplicable.
Cuando exista revisor fiscal, la administración debe suministrarle la información necesaria para que pueda realizar su trabajo de manera independiente.
La empresa tampoco debería utilizar una firma digitalizada del representante legal, contador o revisor fiscal como un simple elemento gráfico agregado automáticamente al documento sin que exista previamente la revisión y autorización correspondiente.
La firma representa una actuación profesional y jurídica y no una formalidad de impresión.
ESTADO ACTUAL
Los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 continúan diferenciando los estados financieros certificados de los estados financieros dictaminados. La certificación corresponde al representante legal y al contador público bajo cuya responsabilidad se prepararon los estados financieros; el dictamen corresponde al contador público independiente que los examine conforme a las normas aplicables, función que normalmente desarrolla el revisor fiscal cuando existe esa obligación. La responsabilidad de la información financiera no puede trasladarse exclusivamente al contador mediante su firma.
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