CUOTA DE APRENDICES: LA EMPRESA PUEDE CONTRATAR O MONETIZAR, PERO INCUMPLIR RESULTA MÁS COSTOSO
Categoría: Laboral – Aprendices Tipo: Ley y decreto reglamentario Normas: Ley 789 de 2002, artículo 34; Decreto 223 de 2026 Impacto: Empleadores obligados a cumplir cuota de aprendizaje Estado: Vigente
¿QUÉ CAMBIÓ?
Las empresas obligadas a tener aprendices conservan dos posibilidades legales:
contratar los aprendices asignados
o
monetizar total o parcialmente la cuota.
La monetización equivale mensualmente a 1,5 salarios mínimos legales mensuales vigentes por cada aprendiz que la empresa deje de contratar.
Por tanto, monetizar no significa estar incumpliendo: es una forma legal de atender la obligación.
¿QUIÉNES ESTÁN OBLIGADOS?
El Decreto 223 de 2026 establece que están obligados los empleadores privados que desarrollen actividades económicas diferentes de la construcción y ocupen 15 o más trabajadores.
También comprende a las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y a las Sociedades de Economía Mixta en las condiciones legales correspondientes.
La industria de la construcción tiene un régimen especial y está excluida de esta cuota porque opera el aporte destinado al Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción.
¿CUÁNTOS APRENDICES CORRESPONDEN?
La Ley 789 establece como regla:
1 aprendiz por cada 20 trabajadores
y
1 aprendiz adicional por fracción de 10 trabajadores o superior que exceda los primeros 20.
Las empresas entre 15 y 20 trabajadores tienen 1 aprendiz.
La determinación concreta de la cuota corresponde al SENA conforme al procedimiento aplicable.
EJEMPLO PRÁCTICO
Supongamos que a una empresa le corresponde una cuota de:
3 aprendices.
Puede cumplir de varias maneras:
Opción 1: contratar los 3 aprendices.
Opción 2: monetizar los 3.
Opción 3: contratar 2 y monetizar 1.
Si decide monetizar un aprendiz, deberá pagar mensualmente:
1,5 SMLMV.
Por eso la empresa puede comparar económicamente el valor de la monetización frente al costo real de contratar al aprendiz.
Pero la comparación no debería hacerse solamente mirando cuál opción cuesta menos: un aprendiz también puede desarrollar actividades formativas relacionadas con procesos reales de la empresa y convertirse posteriormente en talento capacitado para la organización.
¿CUÁNDO SE PAGA LA MONETIZACIÓN?
El Decreto 223 de 2026 establece que el valor mensual debe pagarse dentro de los primeros 5 días de cada mes, utilizando los mecanismos de recaudo establecidos por el SENA.
La decisión también debe informarse a la regional del SENA correspondiente.
Si la monetización es parcial, la empresa debe proceder inmediatamente a contratar los aprendices correspondientes a la parte que decidió no monetizar.
¿SE PUEDE CAMBIAR DE MONETIZACIÓN A CONTRATACIÓN?
Sí, pero existen reglas de información.
Si después de monetizar total o parcialmente la empresa decide contratar aprendices, debe informar por escrito a la regional del SENA con un mes de anticipación.
Y si al terminar un contrato de aprendizaje decide pasar a monetizar esa cuota, también debe informar al SENA con un mes de anticipación a la terminación de la relación de aprendizaje.
¿QUÉ PASA SI LA EMPRESA NI CONTRATA NI MONETIZA?
Aquí ya no estamos frente a una alternativa legal sino frente a un incumplimiento.
El Decreto 223 de 2026 establece que, cuando el empleador incumpla la contratación de los aprendices correspondientes a su cuota, deberá pagar por los días de incumplimiento una obligación calculada sobre:
1,6 SMLMV por cada aprendiz incumplido, liquidada mensualmente o por fracción de mes,
más:
indexación + intereses moratorios diarios a la tasa máxima correspondiente + multa por incumplimiento.
Esto debe diferenciarse claramente de la monetización ordinaria:
Monetización legal: 1,5 SMLMV.
Incumplimiento de contratación: referencia de 1,6 SMLMV + indexación + intereses + multa.
No son la misma figura.
¿Y SI LA EMPRESA ELIGIÓ MONETIZAR PERO NO PAGA?
También existe incumplimiento.
Debe cancelar la monetización que dejó de pagar oportunamente, junto con intereses moratorios diarios, y adicionalmente puede quedar sometida a la multa establecida por el incumplimiento.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Porque después de los cambios introducidos al contrato de aprendizaje, la empresa tiene una decisión económica que conviene presupuestar:
contratar al aprendiz
frente a
monetizar la cuota.
Pero existe una tercera posibilidad que no debería formar parte de la planeación:
no hacer ninguna de las dos.
Esa última puede resultar considerablemente más costosa por la acumulación de obligación principal, actualización, intereses y sanción.
¿QUÉ DEBE HACER LA EMPRESA?
Revisar la última cuota determinada por el SENA y conciliarla con su planta actual de trabajadores.
Después debería elaborar una matriz sencilla:
Cuota asignada | aprendices contratados | cuota monetizada | valor mensual pagado | fecha de pago | diferencia pendiente.
El Decreto 223 permite además al SENA realizar seguimiento utilizando información registrada en PILA y otras bases de datos disponibles, por lo que resulta especialmente importante que la información empresarial sea consistente.
BASE JURÍDICA
Artículo 34 de la Ley 789 de 2002: establece la monetización de la cuota y fija el valor mensual en 1,5 SMLMV por cada aprendiz que no sea contratado.
Decreto 223 de 2026: reglamenta la determinación y cumplimiento de la cuota, monetización total o parcial, términos de información y pago, control del SENA y consecuencias derivadas del incumplimiento.
ESTADO ACTUAL
Vigente y reglamentado.
Las empresas obligadas pueden cumplir mediante contratación, monetización total o una combinación de ambas, respetando los procedimientos establecidos.
CONCLUSIÓN
La diferencia esencial es:
CONTRATAR → cumple la cuota mediante aprendices.
MONETIZAR → cumple pagando al SENA 1,5 SMLMV por cada aprendiz no contratado.
NO CONTRATAR NI MONETIZAR → incumplimiento, con consecuencias económicas adicionales.
Por eso la cuota de aprendizaje no debería revisarse únicamente cuando llega una comunicación del SENA. Debe formar parte del control mensual de nómina y obligaciones laborales de la empresa.
Todavía no hay comentarios. Sé el primero en compartir tu perspectiva.