CUENTE EL INVENTARIO: LAS DIFERENCIAS PEQUEÑAS PUEDEN ESCONDER GRANDES PÉRDIDAS
Una empresa puede administrar muy bien:
QUÉ COMPRA + CUÁNTO COMPRA + QUÉ PROMOCIONA + QUÉ PRODUCTO ROTA
y aun así perder dinero por otro lugar:
EL INVENTARIO QUE EL SISTEMA DICE QUE EXISTE, PERO FÍSICAMENTE NO ESTÁ.
Las diferencias pueden originarse en:
ERRORES DE FACTURACIÓN + DESPACHOS MAL REGISTRADOS + DEVOLUCIONES + AVERÍAS + CONSUMOS INTERNOS + ERRORES DE CONTEO + MERCANCÍA MAL UBICADA + HURTOS + ERRORES EN UNIDADES DE MEDIDA.
Cuando esto ocurre repetidamente, la empresa puede estar perdiendo dinero sin identificar:
DÓNDE SE ESTÁ ESCAPANDO.
¿QUÉ ESTÁ PASANDO?
Supongamos que el sistema muestra:
Inventario → $500 millones.
Se realiza un conteo físico y realmente aparecen:
$480 millones.
Diferencia:
$20 MILLONES.
El problema no se resuelve simplemente haciendo:
UN AJUSTE EN EL SISTEMA.
La pregunta importante es:
¿POR QUÉ FALTAN $20 MILLONES?
Si únicamente corrige la cifra pero no encuentra la causa:
EL PROBLEMA PUEDE REPETIRSE.
UNA DIFERENCIA PEQUEÑA PUEDE SER ENORME CUANDO SE REPITE
Imagine una empresa que mueve:
$2.000 millones de inventario durante el año.
Una pérdida aparentemente pequeña del:
1 %
representaría:
$20 millones.
Por eso expresiones como:
“ES POQUITO”
deben analizarse también en pesos.
NO ESPERE AL INVENTARIO DE FIN DE AÑO
Si cuenta una vez cada doce meses y encuentra una diferencia importante, tendrá que investigar operaciones ocurridas durante:
TODO UN AÑO.
Eso puede hacer muy difícil encontrar:
EL MOMENTO + LA PERSONA + EL DOCUMENTO + LA CAUSA.
Una alternativa es utilizar:
CONTEOS CÍCLICOS.
Es decir:
contar grupos de productos durante todo el año.
CUENTE MÁS FRECUENTEMENTE LO QUE MÁS RIESGO REPRESENTA
No todos los productos necesitan necesariamente la misma frecuencia.
Puede priorizar referencias con:
ALTO VALOR
ALTA ROTACIÓN
FÁCIL SUSTRACCIÓN
HISTORIAL DE DIFERENCIAS
TAMAÑO PEQUEÑO Y ALTO COSTO
MAYOR RIESGO DE DETERIORO.
Ejemplo:
Productos críticos → conteo frecuente.
Productos intermedios → conteo periódico.
Productos de menor riesgo → frecuencia menor.
La periodicidad adecuada depende de cada negocio.
PRODUCTO DE ALTO VALOR: POCAS UNIDADES PUEDEN REPRESENTAR MUCHO DINERO
Producto:
Costo → $2 millones.
Sistema → 50 unidades.
Físico → 47.
Faltante:
3 unidades.
Parece una diferencia pequeña.
En dinero:
3 × $2.000.000 =
$6 MILLONES.
Por eso no mire únicamente:
UNIDADES FALTANTES.
Mire:
VALOR ECONÓMICO DE LA DIFERENCIA.
PRODUCTO BARATO: MUCHAS UNIDADES TAMBIÉN PUEDEN SER IMPORTANTES
Costo:
$5.000.
Diferencia:
2.000 unidades.
Valor:
$10 millones.
Por eso debe analizar:
CANTIDAD Y VALOR.
INVENTARIO SOBRANTE TAMBIÉN ES UNA ALERTA
No solamente investigue faltantes.
Sistema:
100 unidades.
Físico:
Puede parecer una buena noticia:
“NOS SOBRAN 20”.
No necesariamente.
Puede significar:
UNA COMPRA NO REGISTRADA
UNA DEVOLUCIÓN MAL PROCESADA
UN DESPACHO MAL FACTURADO
UN ERROR DE REFERENCIA
UN MOVIMIENTO REGISTRADO EN OTRO PRODUCTO.
Una diferencia positiva también indica:
QUE EL CONTROL FALLÓ.
CUIDADO CON LAS UNIDADES DE MEDIDA
Este error puede ser muy costoso.
Compra:
1 CAJA = 12 UNIDADES.
Alguien registra:
12 CAJAS.
El sistema ahora cree que existen:
144 unidades
cuando realmente llegaron:
También puede ocurrir al contrario.
Por eso las conversiones entre:
CAJA + PAQUETE + KILO + METRO + UNIDAD + DOCENA
deben estar claramente parametrizadas.
LAS DEVOLUCIONES SON UN PUNTO CRÍTICO
Cliente devuelve mercancía.
Pero puede ocurrir:
SE RECIBE FÍSICAMENTE Y NO SE REGISTRA
o:
SE REGISTRA Y NO SE RECIBE
o:
SE RECIBE UNA REFERENCIA DIFERENTE.
Toda devolución debería tener trazabilidad:
QUIÉN DEVOLVIÓ + QUÉ PRODUCTO + CUÁNTO + EN QUÉ ESTADO + DÓNDE QUEDÓ + QUÉ DOCUMENTO SE GENERÓ.
LO MISMO CON LAS AVERÍAS
Producto deteriorado no debería simplemente:
DESAPARECER DEL ESTANTE.
Debe existir un procedimiento.
Producto → $______
Cantidad → ______
Motivo → ______
Responsable del reporte → ______
Destino → ______
Documento/soporte → ______
Así la empresa puede descubrir si está perdiendo dinero por:
MALA MANIPULACIÓN + TRANSPORTE + ALMACENAMIENTO + PROVEEDOR + VENCIMIENTO.
MIDA LAS AVERÍAS EN PESOS
Supongamos:
Ventas → $1.000 millones.
Averías → $25 millones.
No diga solamente:
“SIEMPRE SE DAÑA ALGO”.
Ahora sabe que existe un costo de:
$25 MILLONES.
Puede preguntarse:
¿POR QUÉ?
Tal vez invertir:
$5 millones
en mejores estanterías, refrigeración, empaque o manipulación reduzca pérdidas muy superiores.
EL INVENTARIO VENCIDO ES UNA PÉRDIDA QUE PUDO EMPEZAR MESES ANTES
Cuando un producto vence hoy, el problema posiblemente comenzó cuando:
SE COMPRÓ DEMASIADO
o:
NO SE ROTÓ CORRECTAMENTE
o:
NO SE PROMOCIONÓ A TIEMPO.
Por eso los productos con fecha de vencimiento necesitan:
ALERTAS PREVIAS.
No:
ALERTAS EL DÍA QUE VENCEN.
VENDA PRIMERO LO QUE PRIMERO NECESITA SALIR
En mercancías donde las fechas de vencimiento son relevantes, no basta con despachar:
LO QUE ESTÁ MÁS CERCA DE LA PUERTA.
Debe existir una lógica que priorice, cuando corresponda:
LOS PRODUCTOS QUE DEBEN SALIR ANTES.
Si una nueva compra termina vendiéndose antes que una existencia antigua:
EL INVENTARIO VIEJO SIGUE ENVEJECIENDO.
EJEMPLO
Lote A:
Vence en → 2 meses.
Lote B:
Vence en → 8 meses.
Si vende B primero durante varias semanas, puede terminar descubriendo demasiado tarde:
QUE A YA NO TIENE TIEMPO SUFICIENTE PARA VENDERSE NORMALMENTE.
LOS PRODUCTOS PEQUEÑOS Y COSTOSOS MERECEN ATENCIÓN ESPECIAL
Imagine:
Repuesto → tamaño pequeño.
Costo → $500.000.
Puede guardarse fácilmente en un bolsillo.
Una diferencia de:
20 unidades
representa:
$10 millones.
Los controles físicos deberían considerar:
EL RIESGO ECONÓMICO, NO SOLAMENTE EL ESPACIO QUE OCUPA EL PRODUCTO.
SEPARE FUNCIONES CUANDO SEA POSIBLE
Si una misma persona puede:
RECIBIR + REGISTRAR + DESPACHAR + AJUSTAR INVENTARIO
existe mayor riesgo de que errores o irregularidades sean difíciles de detectar.
Cuando el tamaño de la empresa lo permita, conviene separar determinadas funciones o establecer:
REVISIONES Y AUTORIZACIONES.
No se trata de desconfiar automáticamente del personal.
Se trata de construir:
CONTROLES.
LOS AJUSTES MANUALES DE INVENTARIO DEBEN SER VISIBLES
Si cualquier usuario puede cambiar:
100 UNIDADES
por:
80
sin explicación, el sistema pierde capacidad de control.
Todo ajuste debería dejar, según las capacidades del software:
USUARIO + FECHA + REFERENCIA + CANTIDAD + MOTIVO + SOPORTE + AUTORIZACIÓN CUANDO CORRESPONDA.
Después revise periódicamente:
QUIÉN ESTÁ HACIENDO MÁS AJUSTES Y POR QUÉ.
UNA SUCURSAL CON MUCHAS DIFERENCIAS MERECE INVESTIGACIÓN
Ejemplo:
Sede A → diferencias 0,3 %
Sede B → 0,4 %
Sede C → 3,5 %.
No significa automáticamente que exista fraude en C.
Puede haber:
PROBLEMAS DE PROCESO + CAPACITACIÓN + SISTEMA + RECEPCIÓN + DESPACHO + CONTEO.
Pero la diferencia indica:
DÓNDE INVESTIGAR PRIMERO.
COMPARE TAMBIÉN POR PRODUCTO
Tal vez la empresa tiene buena exactitud general.
Pero una referencia específica presenta diferencias todos los meses.
Eso puede indicar:
ERROR EN UNIDAD DE MEDIDA
ERROR DE CÓDIGO
PRODUCTOS MUY PARECIDOS
MALA UBICACIÓN
MAYOR RIESGO DE PÉRDIDA.
La información agregada puede ocultar:
UN PROBLEMA PARTICULAR.
EL CÓDIGO DEL PRODUCTO IMPORTA
Dos productos visualmente parecidos:
Referencia A → $20.000
Referencia B → $80.000.
Si el vendedor factura B como A:
El inventario físico y el sistema empiezan a:
SEPARARSE.
Además puede estar vendiendo:
UN PRODUCTO DE $80.000 COMO SI FUERA DE $20.000.
Un buen sistema de:
CÓDIGOS + CÓDIGOS DE BARRAS + IDENTIFICACIÓN
puede reducir errores.
RECEPCIÓN: EL CONTROL COMIENZA ANTES DE ENTRAR A LA BODEGA
Proveedor factura:
100 unidades.
No debería asumirse automáticamente que llegaron:
Debe verificarse:
CANTIDAD + REFERENCIA + ESTADO + CONDICIONES ACORDADAS.
Si recibió:
95
pero registra:
100,
el sistema comienza con un faltante de:
5 UNIDADES
desde el primer minuto.
DESPACHO: EL CONTROL TERMINA CUANDO SALE CORRECTAMENTE
Factura:
10 unidades.
Despacho:
La empresa cobró:
10
pero entregó:
Si cada unidad cuesta:
$100.000,
perdió:
$200.000
en una sola operación.
Repítalo cientos de veces y deja de ser:
UN ERROR PEQUEÑO.
INVENTARIO FÍSICO Y FACTURACIÓN DEBEN HABLAR ENTRE SÍ
La venta debería producir, cuando corresponda:
SALIDA DEL INVENTARIO.
La devolución:
ENTRADA O RECLASIFICACIÓN.
La compra:
ENTRADA.
La avería:
SALIDA O RECLASIFICACIÓN CONTROLADA.
El traslado:
SALIDA DE UNA UBICACIÓN + ENTRADA EN OTRA.
Cuando existen movimientos físicos que no tienen reflejo en el sistema:
LA INFORMACIÓN DEJA DE SER CONFIABLE.
Y SI LA INFORMACIÓN NO ES CONFIABLE, LAS COMPRAS TAMPOCO LO SERÁN
Sistema dice:
10 unidades.
Realmente existen:
Compras cree que falta producto y ordena:
90 más.
Ahora físicamente tendrá:
190 unidades.
Un error de inventario terminó generando:
SOBRECOMPRA.
También puede ocurrir al contrario.
Sistema:
Físico:
La empresa cree estar abastecida.
No compra.
Llegan los clientes.
NO HAY PRODUCTO.
Entonces un inventario incorrecto puede producir simultáneamente:
EXCESOS Y FALTANTES.
CUENTE SIN AVISAR SI EL RIESGO LO JUSTIFICA
Además de conteos programados, algunas empresas pueden utilizar verificaciones selectivas inesperadas sobre:
REFERENCIAS DE ALTO RIESGO.
El objetivo es comprobar si el sistema refleja:
LA REALIDAD FÍSICA.
Siempre respetando las políticas laborales, de seguridad y de control interno aplicables.
MIDA LA EXACTITUD DEL INVENTARIO
Puede establecer un indicador.
Por ejemplo:
Referencias contadas → 1.000
Referencias sin diferencias → 970.
Exactitud por referencias:
970 ÷ 1.000 =
97 %.
Pero complemente este dato con:
VALOR ECONÓMICO DE LAS DIFERENCIAS.
Porque el 3 % restante podría contener:
LOS PRODUCTOS MÁS COSTOSOS.
PREGUNTE CUÁNTO PIERDE, NO SOLAMENTE CUÁNTO TIENE
Reporte tradicional:
Inventario → $800 millones.
Agregue:
Diferencias de inventario → $______
Averías → $______
Vencimientos → $______
Obsolescencia → $______
Inventario sin movimiento → $______
Ahora la gerencia empieza a ver:
LA CALIDAD DEL INVENTARIO.
¿QUÉ PUEDO HACER ESTA SEMANA?
Seleccione:
20 REFERENCIAS DE ALTO VALOR
y:
20 DE ALTA ROTACIÓN.
Haga un conteo físico.
Compare:
SISTEMA VS. REALIDAD.
Por cada diferencia no escriba solamente:
“AJUSTAR”.
Escriba:
CAUSA IDENTIFICADA → ______
VALOR → $______
ACCIÓN CORRECTIVA → ______
RESPONSABLE → ______
DESPUÉS REPITA
Si el mes siguiente vuelve a aparecer:
LA MISMA DIFERENCIA POR LA MISMA CAUSA,
el problema no fue corregido.
El objetivo del inventario físico no es únicamente:
HACER QUE EL SISTEMA CUADRE.
Es descubrir:
POR QUÉ DEJÓ DE CUADRAR.
CONSEJO ECONÓMICO EMPRESARIAL
No permita que las diferencias de inventario se conviertan en:
“AJUSTES NORMALES DEL NEGOCIO”.
Cada diferencia representa una pregunta:
¿DÓNDE ESTÁ LA MERCANCÍA O QUÉ OPERACIÓN NO SE REGISTRÓ CORRECTAMENTE?
Puede existir una explicación perfectamente razonable.
Pero debe:
ENCONTRARSE.
PARA RECORDAR
El inventario que no rota:
ATRAPA DINERO.
El inventario excesivo:
CONSUME LIQUIDEZ.
El inventario faltante:
PIERDE VENTAS.
Y el inventario que desaparece sin explicación:
PIERDE CAPITAL.
Por eso administrar inventarios no consiste solamente en saber:
QUÉ COMPRAR Y QUÉ VENDER.
También consiste en asegurarse de que:
LO QUE LA EMPRESA PAGÓ REALMENTE ESTÉ ALLÍ, SE REGISTRE CORRECTAMENTE Y TERMINE CONVIRTIÉNDOSE EN UNA VENTA COBRADA.
Porque una diferencia de unos cuantos pesos repetida:
TODOS LOS DÍAS + EN MUCHOS PRODUCTOS + DURANTE TODO EL AÑO
puede terminar convirtiéndose en:
UNA DE LAS PÉRDIDAS MÁS GRANDES Y MENOS VISIBLES DEL NEGOCIO.
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