CAMBIAN LAS REGLAS PARA DESCONTAR COSTOS AL CALCULAR EL IBC DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

CAMBIAN LAS REGLAS PARA DESCONTAR COSTOS AL CALCULAR EL IBC DE TRABAJADORES INDEPENDIENTES

Categoría/Tema: Seguridad social – Trabajadores independientes e IBC Tipo: Decreto Impacto: Alto Fecha: 7 de abril de 2026 Publicación y vigencia: 9 de abril de 2026 Entidad: Gobierno Nacional – Ministerio de Salud y Protección Social Norma: Decreto 379 de 2026

¿Qué cambió? El Gobierno modificó en 2026 el procedimiento para determinar los costos que pueden descontar ciertos trabajadores independientes antes de calcular su Ingreso Base de Cotización –IBC– para seguridad social.

El Decreto 379 modificó el artículo 3.2.7.5 del Decreto 780 de 2016 y estableció dos alternativas para los independientes por cuenta propia y los independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales: descontar los costos reales asociados a su actividad económica que cumplan las condiciones tributarias aplicables, o utilizar el porcentaje de costos presuntos que determine la UGPP mediante resolución.

¿Cómo funciona el procedimiento? La norma establece tres pasos. Primero se determina el ingreso bruto. Después se descuentan los costos asociados con la actividad económica y, finalmente, se calcula el aporte al Sistema de Seguridad Social Integral sobre el ingreso correspondiente.

Para determinar los costos existen dos caminos. El independiente puede acreditar sus costos reales, aplicando las condiciones del artículo 107 y siguientes del Estatuto Tributario y conservando los documentos que soporten las expensas; o puede utilizar el esquema de presunción de costos que expida o actualice la UGPP.

¿Qué cambió frente al esquema anterior? El Decreto 1601 de 2022 había incorporado directamente al Decreto 780 un anexo técnico con los porcentajes de costos presuntos según la actividad económica.

El Decreto 379 de 2026 derogó ese anexo técnico y dispuso que el esquema de presunción de costos sea determinado y actualizado por la UGPP mediante resolución.

El cambio permite que los porcentajes puedan actualizarse con base en la información económica disponible sin que sea necesario modificar nuevamente mediante decreto todo el anexo del Decreto 780.

¿La UGPP puede pedir los soportes de los costos? Sí, y esta es una de las advertencias más importantes para el independiente que decide utilizar costos reales.

El nuevo artículo establece expresamente que la UGPP, dentro de sus facultades de fiscalización, puede exigir los documentos que soporten los costos utilizados para determinar el ingreso neto.

Si el aportante no cuenta con esos soportes, la UGPP puede utilizar el coeficiente de costos determinado en su resolución, correspondiente a la actividad principal reportada en la declaración de renta del período fiscalizado.

Por eso no basta registrar contablemente un gasto o afirmar que fue necesario para desarrollar la actividad. Si se utiliza como costo real para depurar la base de seguridad social, debe conservarse la documentación que permita acreditarlo.

¿Esto también aplica igual a los contratos de prestación de servicios personales? No. Esta diferencia debe quedar muy clara.

El procedimiento modificado por el Decreto 379 está dirigido a los trabajadores independientes por cuenta propia y a quienes tengan contratos diferentes a prestación de servicios personales.

Para los independientes con contratos de prestación de servicios personales, el tratamiento es diferente: el IBC corresponde como mínimo al 40 % del valor mensualizado del contrato, sin incluir IVA, y sin deducción de costos.

La propia calculadora oficial de la UGPP mantiene actualmente esta separación entre los tipos de independientes.

¿Cuál es la base mínima y máxima? La UGPP informa para 2026 que el IBC tiene como referencia mínima un salario mínimo mensual legal vigente, cuando existe obligación de cotizar, y un límite máximo general de 25 SMMLV.

Con el salario mínimo de 2026 de $1.750.905, el máximo de 25 salarios mínimos equivale a $43.772.625 mensuales.

Para los independientes por cuenta propia y los independientes con contratos diferentes a prestación de servicios personales, la regla general de cálculo continúa partiendo del ingreso neto después de costos y aplicando el porcentaje mínimo del 40 % para determinar el IBC correspondiente.

¿A quién aplica? Aplica directamente a personas naturales que desarrollan actividades económicas como independientes por cuenta propia y a independientes que celebran contratos diferentes a prestación de servicios personales y que pueden incurrir en costos, comprar insumos o realizar subcontrataciones.

También interesa a contadores y empresas que asesoran o administran PILA de independientes, porque es indispensable identificar correctamente qué clase de independiente es la persona antes de calcular el IBC.

No debe trasladarse automáticamente este esquema de costos a un contratista de prestación de servicios personales.

¿Por qué importa? Porque dos personas que reciben exactamente $10 millones mensuales pueden tener un IBC diferente dependiendo de la naturaleza de su actividad y del tipo de vinculación contractual.

Además, el independiente que utiliza costos reales asume una carga documental: esos costos pueden ser posteriormente fiscalizados por la UGPP.

La decisión entre utilizar costos reales o el porcentaje de presunción no debería hacerse simplemente escogiendo el resultado que produzca el menor aporte. Primero debe verificarse cuál mecanismo procede y si existen soportes suficientes para defender los costos declarados.

Ejemplo práctico: Un trabajador independiente por cuenta propia obtiene durante un mes $10.000.000 de ingresos, sin incluir IVA, y tiene $4.000.000 de costos reales directamente asociados con su actividad y debidamente soportados.

Su ingreso neto sería:

$10.000.000 − $4.000.000 = $6.000.000

Aplicando el 40 %:

$6.000.000 × 40 % = $2.400.000 de IBC.

Sobre ese IBC se liquidan los aportes correspondientes.

Pero si posteriormente la UGPP fiscaliza al independiente y este no puede demostrar los $4.000.000 de costos utilizados, la situación cambia: el Decreto 379 permite a la entidad aplicar el coeficiente de costos establecido para la actividad económica correspondiente.

Regla práctica para el independiente y la empresa: Antes de liquidar seguridad social, clasifique correctamente al trabajador: prestación de servicios personales, cuenta propia o contrato diferente a prestación de servicios personales.

Si puede utilizar costos, determine después si aplicará costos reales soportados o el esquema de presunción de costos de la UGPP.

Cuando utilice costos reales, conserve facturas, documentos equivalentes, contratos, comprobantes y demás soportes que permitan demostrar su relación con la actividad económica. La UGPP puede solicitarlos posteriormente durante una fiscalización.

Estado actual: El Decreto 379 de 2026 está vigente desde su publicación en el Diario Oficial No. 53.453 del 9 de abril de 2026. Modificó el artículo 3.2.7.5 del Decreto 780 de 2016 y derogó el anterior anexo técnico de presunción de costos. Los independientes por cuenta propia y quienes tengan contratos diferentes a prestación de servicios personales pueden descontar costos reales debidamente soportados o aplicar el esquema de presunción que determine la UGPP. Si durante una fiscalización no se acreditan los costos utilizados, la UGPP puede aplicar el coeficiente correspondiente a la actividad principal reportada en la declaración de renta.